Làm việc theo nhóm là một mô hình làm việc hiệu quả và đã được áp dụng rộng rãi nhưng trong thực tiễn, hiệu quả đạt được tại một số nơi vẫn chưa cao. Một nguyên nhân phổ biến là các thành viên đặt “cái tôi” của mình quá cao. Những chia sẻ dưới đây sẽ giúp chúng ta hiểu phần nào về cách làm việc theo nhóm một cách hiệu quả.

Nhóm làm việc là gì?

Nhóm làm việc là tập hợp hai hoặc nhiều người cùng làm việc để hoàn thành một mục tiêu chung nào đó. Có thể là một tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài. Hoặc cũng có thể chỉ là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau, có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn. Ngày nay, mô hình làm việc nhóm được xem như một nét văn hóa mới nơi công sở. Là mô hình phát huy tối đa tính sáng tạo, tinh thần đoàn kết và hiệu quả cao trong công việc.

Làm việc nhóm – khó hay dễ

Làm việc nhóm nghĩa là cùng nhau hướng về một mục tiêu chung, cùng phấn đấu để tìm kiếm sự thành công trong công việc. Nếu trong một nhóm có những cá nhân biết phát huy những ưu điểm của mình, đồng thời biết phối hợp cùng các thành viên khác để hoàn thành tốt mục tiêu của cả nhóm thì kết quả của sự cộng tác này đôi khi hiệu quả hơn cả sự mong đợi.

Tuy nhiên, để làm việc nhóm có hiệu quả không phải chuyện đơn giản. Trước hết là do mỗi chúng ta đều có những kiến thức, phương pháp, cá tính và quan điểm khác nhau. Thông thường, chúng ta sẽ thích làm việc theo cách của mình.

Thực tế trong một nhóm dự án không hiệu quả thường chỉ có khoảng 30-40% thành viên có trách nhiệm với công việc. Các thành viên còn lại hầu như chỉ xuất hiện cho có và không đóng góp gì nhiều trong quá trình làm việc. Trong khi thành quả của dự án được phân đều cho cả nhóm. Vấn đề này xuất phát từ rất nhiều nguyên nhân, nguyên nhân chủ yếu và dễ nhận thấy là “cái tôi” quá lớn trong mỗi cá nhân.

Câu chuyện ngụ ngôn nổi tiếng của Aesop: Bụng và các Bộ Phận là một ví dụ “Một ngày nọ các Bộ Phận trên Cơ Thể cho rằng họ phải làm việc vất vả suốt ngày trong khi Bụng thì được hưởng toàn bộ thức ăn. Thế là chúng quyết định sẽ không làm việc cho đến khi Bụng đồng ý chia sẻ công việc với chúng. Suốt mấy ngày liền, Tay từ chối lấy thức ăn, Miệng không chịu ăn và Răng vì thế cũng chẳng có việc gì để làm. Nhưng chỉ sau vài ngày, các Bộ Phận bắt đầu cảm thấy chính mình lại không hoạt động được tốt nữa. Tay gần như không cử động nổi, Miệng lúc nào cũng khô và nứt nẻ, còn Chân thậm chí đứng không vững để nâng đỡ cả nhóm. Chúng bắt đầu nhận ra rằng Bụng đóng góp vai trò quan trọng cho Cơ Thể theo cách lặng lẽ của riêng nó và chúng cần hợp sức làm việc cùng nhau nếu không Cơ Thể sẽ không thể tồn tại.

Kỹ năng làm việc nhóm là một yếu tố không thể thiếu dù bạn ở bất cứ môi trường nào. Có những việc bạn có thể thực hiện được một mình, nhưng cũng có vô số việc bạn không thể hoàn thành nếu như không có sự phối hợp và hỗ trợ từ các thành viên trong một tập thể. Vậy làm thế nào để phát huy được tinh thần làm việc nhóm một cách hiệu quả, để vừa có thể khai thác hết mọi thế mạnh của từng cá nhân, mà không để lại hậu quả là sự bất đồng quan điểm, hay những ý kiến mâu thuẫn kéo dài trong suốt quá trình làm việc.

1. Biết lắng nghe

Có thể bạn là một người có kiến thức sâu rộng trong rất nhiều lĩnh vực, nhưng điều đó không có nghĩa là những điều bạn biết là hoàn toàn chính xác, và bạn nói rằng người khác sai, chỉ là do mỗi người có cách nhìn ở từng khía cạnh khác nhau mà thôi.

Vì vậy, hãy để người khác được thoải mái nói lên suy nghĩ của họ với sự chân thành lắng nghe của bạn. Điều đó vừa thể hiện sự tôn trọng nhau, vừa giúp bạn bổ sung thêm được những kiến thức còn khuyết của mình. Ngoài ra nó cũng sẽ giúp cho mỗi cá nhân trong nhóm cảm thấy tự tin hơn khi trình bày quan điểm riêng và công việc chung sẽ được thuận lợi hơn.

2. Tôn trọng ý kiến của từng người

Khi một người khác đã thể hiện quan điểm riêng của họ, dù đó chưa phải là phương án tốt nhất cho vấn đề chung của nhóm thì bạn cũng cần bày tỏ sự trân trọng ý kiến của cá nhân đó. Đôi khi đó là những ý kiến trái chiều, nhưng nếu bạn ghi nhận, đúc kết từng ý tưởng của mỗi người thì bạn sẽ có được một ý tưởng lớn và đồng nhất cho nhóm. Lúc đó, chắc chắn rằng nhóm của bạn sẽ khai mở được hướng giải quyết công việc suôn sẻ và nhanh chóng hơn.

Việc tôn trọng ý kiến lẫn nhau còn tạo nên nguồn động lực lớn cho mọi người phát huy hết khả năng tư duy sáng tạo của riêng mình và đưa ra những đóng góp tích cực trong công việc nhóm.

3. Đặt tinh thần trách nhiệm trong công việc thành ưu tiên hàng đầu

Làm việc nhóm quan trọng nhất là tinh thần trách nhiệm. Khi công việc đã được triển khai, tức là mỗi người đều đã nhận được sự phân bổ nhiệm vụ khác nhau, khi đó mỗi cá thể là một mắt xích để tạo nên một chuỗi liên kết, và đó chính là thước dây đo lường kết quả đánh giá sau cùng.

Do đó, mỗi người phải ý thức được tầm quan trọng của công việc mà mình đang đảm nhiệm để tiến hành thực hiện nó một cách khoa học và tiết kiệm thời gian, không nên chỉ ỷ lại vào người khác. Bởi điều này sẽ tạo nên sự trì trệ kéo theo kết quả cả nhóm đi xuống và làm cho sự nỗ lực của những cá nhân khác cũng bị ảnh hưởng theo.

4. Phát huy sự gắn kết, tạo sự đồng thuận

Yếu tố góp phần thành công trong làm việc nhóm là sự gắn kết, là sự đồng thuận. Dù cho mỗi người mỗi ý khác nhau nhưng thông qua quá trình thảo luận, phân tích quan điểm, dù ý tưởng của bạn không thuyết phục được cả nhóm, bạn cũng đừng vì thế mà tỏ ra bất bình, hay cảm thấy mình không được trọng dụng. Hãy bỏ qua cái tôi của bản thân mà đón nhận thêm nhiều ý kiến khác. Hãy nghĩ tích cực rằng những ý tưởng đó thích hợp hơn so với ý tưởng của bạn trong tình huống hiện tại. Hãy hướng đến một mục đích chung duy nhất cho công việc của nhóm được hoàn thành với kết quả tốt đẹp.

Khi bạn mang một thái độ tích cực trong công việc, bạn sẽ tạo được niềm tin với cả nhóm, tạo nền tảng cho sự phối hợp hoàn hảo để xây dựng đội nhóm vững mạnh và giúp mỗi cá nhân cùng nhau phát triển từng ngày.

5. Động viên, khích lệ lẫn nhau

Khi tất cả mọi người trong nhóm đã thể hiện sự cố gắng và nỗ lực hết mình, chắc chắn nhóm của bạn sẽ đạt được thành quả xứng đáng. Vậy nên, hãy luôn luôn khích lệ và động viên lẫn nhau. Những lời khen tặng lúc này sẽ tạo nên một dư âm rất lớn, tạo nền tảng tinh thần cho những hoạch định mới trong thời gian tới của cả nhóm.

Làm việc nhóm là một trong những kỹ năng khó, bởi mỗi người với một cá tính và một phong cách khác nhau thì việc gắn kết các cá nhân cho một mục tiêu tập thể là điều không dễ dàng. Tuy nhiên, chúng ta sẽ nhận ra rằng giá trị mang lại từ việc làm việc nhóm đạt thành quả lớn hơn rất nhiều lần so với việc chúng ta chỉ cặm cụi làm mọi việc một mình.