Kỹ năng quản trị thông tin là việc một tổ chức, cá nhân hoặc doanh nghiệp sử dụng các phương thức khác nhau để lập kế hoạch, tập hợp, kiểm soát, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm tra, phổ biến liên tục và thực hiện loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đã tồn tại trước đó nhưng không còn cần thiết. Theo đó, dựa trên đặc điểm kỹ năng quản trị thông tin, với tùy từng tiêu chí khác nhau mà phân thành các nhóm thông tin khác nhau.

I. Phân loại thông tin trong doanh nghiệp

Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng trong kỹ năng thông tin, phụ thuộc vào chính sách dài hạn của doanh nghiệp, theo đó nó chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tình hình trong tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi toàn diện từ tính khái quát tới tính tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường được bắt nguồn từ từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp và phân tích trong những trường hợp đặc biệt, cần vận dụng tốt kỹ năng quản trị thông tin.

Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng chính cho các chính sách mang tính ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý nhỏ, trưởng các phòng ban trong doanh nghiệp. Loại thông tin này sử dụng cho kỹ năng quản trị thông tin trong khi cần mang tính tổng hợp, tuy nhiên vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định theo dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được các cấp dưới, phòng ban cung cấp định kỳ.
Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng hầu hết cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày. Đây là thông tin được chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp. Loại thông tin này cần có tính chi tiết cao, được rút ra từ quá trình xử lý và thanh lọc các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên thông qua kỹ năng quản trị thông tin.

* Thông tin tài nguyên nhân lực
 

+ Tỷ lệ trình độ công nhân viên.
+ Thời gian tham gia đào tạo và huấn luyện/năm.
+ Mức độ đánh giá hiệu quả các khóa đào tạo
+ Số lượng Nhân viên và các quản lý tham gia các khóa học.
+ Số lượng và thời gian vắng mặt của Nhân viên.
+ Thời gian làm việc/doanh thu.
+ Tỷ lệ nghỉ việc.
+ Mức thoả mãn của Nhân viên.
+ Mức độ đóng góp ý kiến của Nhân viên.
+ Tai nạn lao động và thời gian mất mát do tai nạn lao động.
+ Số nhân viên tự tham gia nộp đơn xin tuyển dụng/chức danh/lần.
+ Chi phí tuyển dụng/số nhân viên thực sự tuyển được.
+ Thời gian và số lần nhân sự trong doanh nghiệp đi làm muộn.
+ Số lần vi phạm trong doanh nghiệp và tổng hợp lĩnh vực vi phạm.
+ Kết quả đánh giá công việc.
+ Năng suất lao động.
+ Chất lượng công việc.
+ Ngân sách lương, thưởng.
 

* Thông tin bộ phận Quản lý nhân lực
 

+ Tỷ lệ khách hàng lặp lại.
+ Khách hàng trung thành.
+ Sự thoả mãn khách hàng.
+ Số lượng khiếu nại khách hàng.
+ Số lượng khiếu nại và xích mích, bất đồng được giải quyết, thời gian phản hồi.
+ Thời gian phản hồi và đưa ra giải pháp cho mỗi yêu cầu.
+ Tổng chi phí trung bình để thu hút ( tính trên một khách hàng)
+ Bảng so sánh giá cạnh tranh.
+ Thời gian trung bình được tính trên các mối quan hệ.
+ Số lượng khách hàng mất mát.
+ Doanh số trung bình/khách hàng
+ Chi phí marketing/sales
 

II. Các nguyên tắc của kỹ năng quản trị thông tin

1. Bằng chứng chuyển giao

Việc chuyển giao thông tin có thể thông qua hình thức văn bản hoặc lời nói. Trong việc chuyển giao thông tin bằng kỹ năng quản trị thông tin, thì bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin này là cực kỳ quan trọng. Do vậy, trong hoạt động kinh doanh, sản xuất, kỹ thuật... việc chuyển giao nói trên phải có bằng chứng để chứng minh.

2. Phản hồi

• Có thể nói phản hồi là yếu tố quan trọng thứ hai trong kỹ năng quản trị thông tin. Nguyên tắc • • Phản hồi được thể hiện và kiểm tra qua các yếu tố:
• Phản hồi ngay lập tức ý kiến khi nhận được một thông tin.
• Phản hồi ngay về kết quả của từng phần.
• Phản hồi ngay khi công việc hoặc nhiệm vụ không đúng hạn.

3. Kết quả cuối cùng

Kết quả cuối cùng luôn có tính quan trọng nhất và được coi như lời “phán quyết” cuối cùng.

4. Đảm bảo tính chính xác

• Đảm bảo tính chính xác của thông tin cho đến người nhận là yếu tố quan trọng nhất của kỹ năng quản trị thông tin.
• Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau và được phân tích trước khi đến được người sử dụng cuối cùng, do vậy đảm tính chính xác, trung thực của thông tin là yếu tố rất quan trọng trong kỹ năng quản trị thông tin.
• Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, kỹ năng quản trị thông tin đề cao việc cần phải tạo ra những thông tin bằng văn bản, hạn chế các thông tin “phi chính thức” như bằng miệng (lời nói).

5. Đảm bảo tính kịp thời

Kỹ năng quản trị thông tin luôn đề cao tính kịp thời. Nếu không, rất nhiều hệ lụy đáng tiếc có thể xảy ra.

III. Thông tin đối với công ty
1. Thông tin từ khách hàng

Đây là nguồn thông tin quan trọng đối với kỹ năng quản trị thông tin của các nhà quản lý. Từ nguồn thông tin này, các nhà quản lý không những nắm được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, mà còn quan sát được cách thức làm sao cho doanh nghiệp tránh khỏi những rủi ro tiềm ẩn đến từ thị trường. Để có kỹ năng quản trị thông tin tốt, nhất thiết phải hiểu được và quan tâm tới nguồn thông tin này.

2. Thông tin từ nhà cung cấp

Thông tin tốt từ nhà cung cấp làm cho doanh nghiệp cảm thấy an tâm hơn về khả năng hợp tác trong tương lai gần. Ngược lại, thông tin không tốt từ đối tác là nhà cung cấp sẽ làm cho doanh nghiệp cần phải dè chừng với những mối làm ăn trong tương lai. Lúc này, kỹ năng quản trị thông tin sẽ trở thành cánh tay phải đắc lực cho doanh nghiệp chèo chống và đón đầu với những rủi ro thị trường mới.

3. Thông tin kinh tế kết hợp chính trị và xã hội

Đây là nguồn thông tin vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp ở mọi ngành nghề, mọi cấp bậc trong xã hội. Nếu đón đầu được nguồn thông tin này một cách chính xác, doanh nghiệp sẽ biết được đúng lúc và đúng chỗ, đâu là cơ hội và đâu là thách thức cần phải cân nhắc kỹ lưỡng. Đồng thời, thông tin kinh tế chính trị xã hội cũng giúp cho doanh nghiệp hoạch định được những chiến lược trong tương lai xa.

4. Thông tin từ toàn bộ đối thủ cạnh tranh.

Trong những yếu tố liên quan tới kỹ năng quản trị thông tin, thông tin từ đối thủ cạnh tranh vẫn luôn được xếp ở đầu danh sách cần chú ý. Sự lớn mạnh hay suy yếu của đối thủ cạnh tranh là những gì một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường phải quan tâm. 

5. Thông tin từ nhân viên.

Cuối cùng, nhưng cũng là điểm yếu lớn nhất từ những nhà quản lý không đủ kỹ năng quản trị thông tin - họ coi thông tin từ phía nhân viên không đủ tầm quan trọng. Và đó chính là sai lầm dẫn tới khá nhiều hậu quả đáng tiếc, ví dụ như khủng hoảng nguồn nhân lực hoặc tệ hơn là hiện tượng nghỉ việc hàng loạt từ phía nhân viên của chính mình.

IV. Thông tin của các bộ phận

1. Các đối tác nhận thông tin từ phòng

Nhà quản lý có kỹ năng quản trị thông tin tốt cần nắm được những đối tượng nào sẽ nhận thông tin từ các phòng. Cụ thể là: Giám đốc, các phòng ban chức năng, Input (các yếu tố đầu vào),  Output (các yếu tố đầu ra) và Nhân viên.

Phương án nhận thông tin số 1: Tất cả các thông tin từ phòng ra bên ngoài phải thông qua trưởng phó phòng và tất cả các thông tin từ bên ngoài đi vào phòng phải thông qua trưởng phó phòng.
Đối với phương án này thường áp dụng cho phong cách lãnh đạo độc đoán.

* Ưu điểm của kiểu kỹ năng quản trị thông tin này là thông tin đi một cách chính thức và thường là chính xác, đầy đủ.
* Nhược điểm là thông tin không kịp thời để thực hiện công việc, do vậy công việc hay bị gián đoạn

Phương án nhận thông tin số 2: Xu hướng thứ hai của kỹ năng quản trị thông tin là uỷ quyền, có nghĩa là một số thông tin sẽ đến trực tiếp nhân viên được uỷ quyền.

Đối với trường hợp 2 thường áp dụng đối với các phong cách lãnh đạo theo hướng dân chủ hoặc tự do.

* Ưu điểm của kỹ năng quản trị thông tin này là thông tin đi nhanh chóng, Nhân viên tự tin trong công việc.
* Nhược điểm là có nhiều thông tin “loãng”, không chính thức và người lãnh đạo khó kiểm soát được thông tin

2. Mối quan hệ giữa các phòng ban

- Các trưởng phó phòng thường rất ngại nhân viên chuyển thông tin cho bộ phận khác mà bản thân họ không biết.
- Nhiều nhân viên thích vượt mặt trưởng phó phòng để chuyển thông tin cho bộ phận khác hay cấp trên của trường phó phòng của mình.
- Lập một thông báo về từng nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ phận doanh nghiệp và báo cáo kết quả cho các phòng ban khác biết.

3. Cách thức truyền tải thông tin

Trong kỹ năng quản trị thông tin của các nhà quản lý, có các cách thức “kinh điển” như: Trực tiếp bằng tay, Fax, Email, Điện thoại, Thư tín, đối thoại qua mạng xã hội...

4. Cách thức truyền tin

Cách thức truyền tin thông dụng nhất của kỹ năng quản trị thông tin là: Văn bản, Email, Lời nói (riêng cách này cần mức độ tin cậy cao từ tất cả các bên liên quan)...

5. Danh mục biểu mẫu
Cánh tay đắc lực của kỹ năng quản trị thông tin trong các doanh nghiệp hiện nay chính là mô hình quản trị bằng danh mục biểu mẫu:

+ Mỗi bộ phận nên duy trì một danh mục biểu mẫu đã và đang được thống nhất sử dụng.
+ Về nguyên tắc, mỗi biểu mẫu phải được diễn giải cách thức sử dụng trong một quy trình, quy định nào đó đã được xác định sẵn.
+ Phần định mức chỉ ra rằng nhu cầu sử dụng lượng tài nguyên trung bình của bộ phận để có số lượng bản in phù hợp.
+ Bộ phận cần duy trì một tệp trong máy tính chứa tất cả các biểu mẫu đang sử dụng của toàn bộ bộ phận đó.
+ Ngoài cùng của tệp thông tin này là danh mục các biểu mẫu của bộ phận.
+ Các biểu mẫu trong tệp thông tin này nằm trong các “bìa trong” riêng biệt, và phải được sắp xếp nằm theo thứ tự để có thể in ra ngoài khi cần thiết.
+ Bạn nên duy trì một danh mục các biểu mẫu theo thứ tự có sẵn sàng trong máy để photo khi cần thiết.

+ Hãy đảm bảo rằng, bất cứ ai có đủ quyền cũng có thể truy cập folder biểu mẫu chung này để sử dụng khi cần thiết.