Văn hóa giao tiếp được xem là yếu tố then chốt cấu thành nên văn hóa công sở. Nó không chỉ tạo nên mối quan hệ của các cá nhân trong công sở mà còn tạo nên không khí làm việc cũng như góp phần tạo nên chất lượng công việc. Xây dựng văn hoá công sở thực chất là xây dựng giá trị riêng của bản thân mỗi người thông qua việc hình thành những thói quen, lề lối làm việc khoa học, theo trật tự kỷ cương, với phong cách ứng xử cùng hành vi văn minh, lịch sự trong công sở là điều hết sức quan trọng, không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ, công chức, viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ văn hoá của mỗi người.

Văn hóa công sở được quy định rõ tại Quyết định 129/2007/QÐ-TTg ngày 2-8-2007 về văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước; Quyết định 1847/QÐ- TTg ngày 27-12-2018 về phê duyệt đề án văn hóa công vụ; Luật cán bộ, công chức năm 2008. Trong đó, đều đề cập những chuẩn mực giao tiếp, ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức. Cụ thể, trong giao tiếp với người dân, cán bộ, công chức, viên chức phải tôn trọng, lắng nghe, tận tình hướng dẫn về quy trình xử lý công việc và giải thích cặn kẽ những thắc mắc của người dân. Thực hiện “4 xin, 4 luôn”: xin chào, xin lỗi, xin cảm ơn, xin phép; luôn mỉm cười, luôn nhẹ nhàng, luôn lắng nghe, luôn giúp đỡ. Đối với đồng nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức phải có tinh thần hợp tác, tương trợ trong thực hiện nhiệm vụ, công vụ; không bè phái gây mất đoàn kết nội bộ của cơ quan, tổ chức. Đối với lãnh đạo cấp trên, cán bộ, công chức, viên chức phải tuân thủ thứ bậc hành chính, phục tùng sự chỉ đạo, điều hành, phân công công việc của cấp trên; không trốn tránh, thoái thác nhiệm vụ; không nịnh bợ lấy lòng vì động cơ không trong sáng…Có thể thấy, giao tiếp nơi công sở luôn đòi hỏi sự chuẩn mực về văn hoá, thể hiện chất lượng, hiệu quả khi xử lý và giải quyết công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học, văn minh của đội ngũ cán bộ, công chức, góp phần vào quá trình cải cách hành chính mà Nghị quyết Trung ương 5 (khoá X) đề ra.

Sau khi triển khai xây dựng văn hóa công sở, nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh có những chuyển biến tích cực, mạnh mẽ về kỷ luật, kỷ cương; nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về văn hóa công sở thay đổi rõ nét; bước đầu hình thành phong cách ứng xử, lề lối làm việc góp phần xây dựng hình ảnh đội ngũ cán bộ, công chức chuẩn mực, chuyên nghiệp, thân thiện trong thực thi nhiệm vụ; thể hiện đạo đức, lối sống của người cán bộ... Nhiều cơ quan, đơn vị đã xây dựng bộ tiêu chí đánh giá văn hóa công sở và thái độ công chức, viên chức cũng như những chế tài xử lý vi phạm ứng xử và có cơ chế khen thưởng đối với cá nhân, tập thể thực hiện tốt…

Tại nhiều cơ quan hành chính Nhà nước dần hình thành những nét đẹp trong văn hoá chào hỏi. Ðối với mỗi cán bộ, công chức, viên chức, dường như việc chào hỏi trở thành nếp quen... Một câu chào hay một cái bắt tay trong những lần gặp mặt hay những ngày những ngày công tác dài trở về sẽ tạo nên không khí thân thiện, sôi nổi, đầy sức sống trong cơ quan, đơn vị. Có thể nói, chào hỏi ở công sở trở thành công cụ thể hiện tình cảm, sự gần gũi, nuôi dưỡng mối đoàn kết trong nội bộ tổ chức và mỗi cá nhân. Trong thực hiện công vụ, giao tiếp với công dân, chào hỏi và thái độ chào hỏi niềm nở thể hiện rất rõ trình độ, phẩm chất của người cán bộ, thể hiện sự tôn trọng, quan tâm và sẵn sàng phục vụ yêu cầu của công dân, góp phần xây dựng hình ảnh người cán bộ, công chức, viên chức gần dân và vì dân.

Tuy nhiên, đâu đó vẫn còn tồn tại những nét chưa đẹp trong văn hoá chào hỏi, văn hóa giao tiếp công sở như, thái độ hách dịch, lạnh lùng, nói trống không, kiệm lời với những khuôn mặt cau có...

Để tạo môi trường công sở văn hóa, hiệu quả làm việc cao, việc xây dựng văn hóa giao tiếp trong công sở là điều cần thiết. Tạo nét văn hoá riêng cho mỗi công sở đòi hỏi phải có sự đồng thuận, cố gắng trên tinh thần tự giác của các cá nhân trong từng tổ chức nói riêng và toàn hệ thống nói chung. Tự bản thân mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải coi đây là nhiệm vụ không thể thiếu của mình khi thi hành công vụ. Mỗi người cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp; kỹ năng sử dụng các yếu tố phi ngon ngữ; kỹ năng nghe – nói. Mỗi cơ quan, đơn vị cần xây dựng môi trường ứng xử, giao tiếp với đồng nghiệp, giao tiếp với cấp trên và giao tiếp với cấp dưới.

Trong đó những quy tắc được hình thành dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau. Bởi tôn trọng khiến cho các mối quan hệ sẽ trở nên hài hòa, nhẹ nhàng, và hơn hết là khi làm việc trong không khí thoải mái, sẽ dẫn tới hiệu suất công việc được nâng cao. Đặc biệt, trong mỗi cơ quan đơn vị, việc ứng xử với cấp trên cũng cần phải chú ý, trong mọi hoàn cảnh giao tiếp luôn phải lễ phép, giữ thái độ bình tĩnh và tự tin khi trình bày quan điểm của mình. Khi được lãnh đạo giao việc, cần có thái độ nhiệt tình làm việc trên tinh thần hợp tác và phát triển.

Trong mối quan hệ với cấp dưới, người lãnh đạo có cái nhìn khách quan là người hiểu được nhân viên của mình, nhìn thấy được thế mạnh của họ, luôn động viên, cổ cũ và hỗ trợ hết mình, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc.

Hoàn thiện và xây dựng văn hoá công sở có ý nghĩa và tầm quan trọng to lớn vì nó thể hiện chất lượng và hiệu quả khi xử lý, giải quyết công việc, xây dựng lề lối làm việc khoa học của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhằm góp phần vào quá trình cải cách hành chính mà Nghị quyết Trung ương 5 (khoá X) của Ðảng đã đề ra. Trong cuộc sống hiện đại, văn hóa giao tiếp đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nó quyết định phần lớn khả năng dẫn đến sự thành công trong mọi lĩnh vực. Xây dựng văn hóa công sở nói chung và văn hóa giao tiếp nơi công sở nói riêng không chỉ mang lại ý nghĩa thiết thực trong việc xây dựng tác phong, phong cách ứng xử văn hóa chuẩn mực của cán bộ, công chức khi gặp gỡ, giải quyết công việc của tổ chức và cá nhân, mà còn mang lại sự hài lòng cho nhân dân góp phần tạo dựng nên một văn hóa riêng, đặc thù của công sở.