Giờ đây, các doanh nghiệp đã chú trọng hơn vào quản lý thay đổi trong doanh nghiệp trong quá trình triển khai dự án phần mềm ERP.
Lý do phổ biến nhất khiến dự án ERP vượt quá ngân sách đến từ việc mở rộng phạm vi triển khai dự án, dẫn đến thời gian triển khai kéo dài, theo đó kéo chi phí tăng thêm.
Theo báo cáo khảo sát, thời gian triển khai phần mềm ERP trung bình đã vượt quá 11% so với thời gian dự kiến. Và đây là các nguyên nhân khiến thời gian triển khai bị vượt quá, doanh nghiệp của bạn có vướng phải những lỗi này không?
Thời gian chính là vàng, vì vậy, doanh nghiệp đã đang và sẽ triển khai phần mềm ERP cần lưu ý để hạn chế tối đa việc kéo dài thời gian trong quá trình triển khai.
1. Nhiều tổ chức trả lời rằng họ nhận thấy các khía cạnh kỹ thuật dễ dàng hơn các khía cạnh thay đổi quy trình và tổ chức.
Thay đổi tổ chức là khó khăn chung vì hầu như đối với mọi sự thay đổi, người dùng ít nhiều đều có tâm lý phản kháng. Nhân viên có thể từ chối tìm hiểu các quy trình mới hoặc họ có thể bàn tán tiêu cực về dự án phần mềm ERP trong môi trường làm việc.
Phần khó nhất của quản lý thay đổi tổ chức (OCM) là xác định và loại bỏ các rào cản ngăn nhân viên sử dụng phần mềm ERP mới. Điều này liên quan đến truyền thông và đào tạo mở rộng nhằm phát triển năng lực kỹ thuật số của tổ chức. Chúng tôi đề xuất bạn nên phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức trước khi bắt đầu lựa chọn một giải pháp ERP.
Đừng để cho những thách thức công nghệ đánh lạc hướng bạn. Hãy chia sự chú ý của bạn cho cả ba thành phần tạo nên ERP là công nghệ, con người và quy trình.
2. Kịch bản lựa chọn ERP phổ biến nhất trong số những người được hỏi là nâng cấp ERP.
Nâng cấp phần mềm ERP thường không đòi hỏi sự tập trung cao độ như triển khai hệ thống phần mềm ERP mới. Bằng cách nâng cấp hệ thống ERP hiện tại của bạn thay vì thay thế hoàn toàn, bạn có thể tập trung hơn vào con người và quy trình.
Như đã nêu trong báo cáo ERP 2019, hầu hết các tổ chức đang tập trung vào quản lý thay đổi và đang cải thiện các quy trình kinh doanh cốt lõi. Điều này cho thấy rằng các tổ chức hiểu tầm quan trọng của con người và quy trình, và lý do họ theo đuổi việc nâng cấp ERP có thể là vì nó cho phép họ tập trung hơn vào các yếu tố quyết định thành công trong triển khai ERP này.
Với sự tập trung hơn vào quản lý thay đổi và quản lý quy trình kinh doanh (BPM), được hướng dẫn bởi một đơn vị tư vấn phần mềm ERP, các tổ chức này có thể đã đạt được những lợi ích kinh doanh mà họ mong đợi và tránh vượt quá ngân sách và vượt quá tiến độ triển khai.
Mặc dù nâng cấp phần mềm ERP không phải là sự lựa chọn tốt nhất cho mọi tổ chức, nhưng đó là một lựa chọn mà mọi tổ chức nên xem xét. Trong khi cân nhắc các lựa chọn khác nhau, bạn có cơ hội xác định các mục tiêu của tổ chức và xác định chức năng phần mềm nào bạn cần bổ sung thêm để đạt được các mục tiêu này.
3. Hầu hết tất cả các tổ chức đã cải thiện quy trình kinh doanh của họ, coi đây là một phần của triển khai ERP.
Điều này chứng tỏ nhiều tổ chức đã thấy hiểu tầm quan trọng của việc gắn kết công nghệ mới với các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, công nghệ mang lại nhiều lợi ích nhất khi nó hỗ trợ các quy trình hiệu quả. Khi các tổ chức không tối ưu hóa các quy trình của họ, hoặc họ chọn công nghệ mà không thể hỗ trợ quá trình tối ưu hóa, phần mềm ERP mới của họ không thể giúp doanh nghiệp tạo đột phá.
4. Cách tiếp cận triển khai phổ biến nhất trong số những người được hỏi là triển khai ERP theo từng giai đoạn.
Khi triển khai phần mềm ERP, các tổ chức toàn cầu thường phải đối mặt với nhiều thách thức về quản lý thay đổi tổ chức hơn so với các tổ chức nhỏ hơn. Triển khai ERP theo từng giai đoạn giúp cho các tổ chức lớn có thêm thời gian để giải quyết các vấn đề về con người & quy trình ở từng địa điểm, chi nhánh khác nhau. Nếu triển khai tất cả các phân hệ cùng lúc tại tất cả các đơn vị kinh doanh toàn cầu, họ sẽ phải xử lý rất nhiều vấn đề cùng một lúc. Họ có thể không có đủ thời gian để tập trung cho một vấn đề.
Mặc dù quản lý thay đổi và quản lý quy trình kinh doanh thường được giải quyết trước khi triển khai ERP, luôn có những vấn đề còn sót lại - hoặc những vấn đề mới - xuất hiện một khi hệ thống bắt đầu đi vào hoạt động.
-> Đọc thêm: Báo cáo ERP 2019 - Hé lộ về xu hướng ngành công nghiệp phần mềm ERP (P2)
5. Chưa đến một nửa số tổ chức bám sát 100% tư vấn từ các chuyên gia phần mềm ERP và không phải ngẫu nhiên, rất ít tổ chức nhận ra lợi ích kinh doanh mong đợi.
Chúng tôi đã phát hiện ra rằng việc thiếu nhận thức về lợi ích thường liên quan đến thiếu sót trong quản lý thay đổi và quản lý quy trình kinh doanh trước & trong triển khai. Trong khi hầu hết các tổ chức trong nghiên cứu của Panorama cải thiện quy trình kinh doanh của họ, vẫn có nhiều người khác có thể tuân theo một phương pháp không hiệu quả - hoặc không có phương pháp nào cả - vì họ không đi theo sự hướng dẫn từ các chuyên gia tư vấn phần mềm ERP.
Mặc dù nhiều tổ chức trong nghiên cứu của chúng tôi đều có những hiểu biết cơ bản về tầm quan trọng của việc tích hợp con người, quy trình và công nghệ, nhưng dường như họ không có sự hiểu biết đầy đủ về những gì nó thực sự đòi hỏi. Các tổ chức có thể tăng cơ hội thành công của dự án ERP bằng cách làm việc với một nhà tư vấn ERP uy tín để để xây dựng một kế hoạch dự án toàn diện.