Đảm bảo ROI cao khi triển khai ERP không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Nhiều tổ chức cố gắng đẩy nhanh các dự án của họ bằng cách triển khai phần mềm ERP sẵn có, giảm thiểu thay đổi quy trình và quản lý thay đổi. Mặc dù điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền trong thời gian ngắn, nhưng không có gì bảo đảm cho sự phát triển dài hạn trong tương lai.
Vậy làm thế nào để bạn tối đa hóa ROI trong triển khai ERP mà vẫn đảm bảo ngân sách phù hợp cho sự phát triển dài hạn? Quản lý thay đổi tổ chức chính là chìa khóa cốt lõi. Nói cách khác, nhân viên của bạn sẽ là người quyết định ROI của doanh nghiệp.
Các yếu tố về con người ảnh hưởng đến ROI
- Tốc độ áp dụng - Làm thế nào nhân viên có thể nhanh chóng áp dụng công nghệ mới, quy trình kinh doanh vào công việc?
- Sử dụng tối đa - Có bao nhiêu nhân viên đang sử dụng hệ thống ERP thường xuyên?
- Thành thạo - Nhân viên thực hiện công việc trên hệ thống ERP ở mức độ nào?
Nếu một trong những yếu tố này ảnh hưởng tiêu cực đến dự án triển khai ERP của bạn, bạn nên thực hiện đánh giá ADKAR – một mô hình quản lý thay đổi và phát triển một kế hoạch quản lý thay đổi.
Nhân viên cần gì trong suốt quá trình quản lý thay đổi?
- Nhận thức rõ về mức độ cần thiết phải thay đổi
- Mong muốn thay đổi
- Nắm được các kiến thức về cách thay đổi
- Có khả năng thực hiện các kỹ năng và hành vi mới
- Củng cố và duy trì sự thay đổi khi thay đổi đã được diễn ra
Mong muốn của nhân viên là một trong những thành phần chính của mô hình ADKAR mà các tổ chức thường bỏ qua. Họ coi thay đổi là một nhiệm vụ mà nhân viên bắt buộc phải tuân theo dù họ có muốn hay không. Nhân viên phải thành thạo phần mềm, tổ chức của bạn mới có thể đạt được các lợi ích kinh doanh. Nhưng nếu họ không muốn thay đổi, bạn sẽ không đạt được bất kỳ mục tiêu nào bạn đã đề ra trong quá trình triển khai ERP.
Vì vậy, doanh nghiệp cần tiến hành các hoạt động quản lý thay đổi trước khi lựa chọn bất kỳ phần mềm ERP nào. Bạn nên chủ động tìm hiểu mong muốn của các nhân viên và cho họ thêm thời gian để tiếp nhận các thay đổi. Mặc dù phần mềm ERP mới có thể tốt hơn so với hệ thống ERP cũ của bạn, nhưng nếu bạn không đưa ra một lý do hợp lý để dẫn đến sự thay đổi, họ sẽ không hoàn toàn chấp nhận việc sử dụng một phần mềm mới.
Một khía cạnh khác của mô hình ADKAR mà nhiều tổ chức quên giải quyết là tăng cường nhận thức của nhân viên đối với phần mềm mới. Cách tốt nhất để thực hiện điều này là thông qua đào tạo và giao tiếp thường xuyên. Việc thiếu giao tiếp có thể trở thành nguyên nhân hàng đầu gây ra lỗi trong triển khai ERP.
Quản lý nên là người đầu tiên tuân thủ mô hình ADKAR trước khi áp dụng cho các nhân viên phía dưới.
Làm thế nào để trở thành người quản lý thay đổi hiệu quả
- Luôn sẵn sàng thay đổi - Những thay đổi nào trong triển khai ERP sẽ tác động đến nhóm của bạn và cách thức tác động ra sao? Tại sao những thay đổi này cần được thực hiện? Trả lời những câu hỏi này là bước đầu tiên để trở thành một nhà lãnh đạo quản lý thay đổi hiệu quả.
- Nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi - Chỉ vì bạn là nhà quản lý thay đổi không có nghĩa là bạn dễ dàng thích ứng với tất cả các thay đổi. Bạn nên chia sẻ suy nghĩ của mình nhưng đồng thời vẫn giữ đúng cam kết về hỗ trợ thay đổi.
- Phát triển năng lực quản lý thay đổi - Một người quản lý nên là người có năng lực giao tiếp, thấu hiểu nhân viên, biết đưa ra chiến thuật hợp lý và sở hữu kỹ năng đào tạo nhân viên bài bản.
Các nhà quản lý thay đổi, thông qua việc lắng nghe các nhân viên, có thể xác định các rào cản triển khai, từ đó thay đổi và phát triển các kế hoạch triển khai ERP phù hợp với mục tiêu từng giai đoạn.
6 lời khuyên để đào tạo và hướng dẫn nhân viên
- Xóa bỏ rào cản - Rào cản của triển khai ERP có thể liên quan đến gia đình, các vấn đề cá nhân, giới hạn về thể chất hoặc tiền bạc. Người đào tạo nên hiểu đầy đủ các nguyên nhân dẫn tới rào cản của từng cá nhân, từ đó có thể loại bỏ các rào cản.
- Xây dựng mong muốn thông qua việc cung cấp các lựa chọn - Nhân viên cần biết một cách đơn giản và rõ ràng những lựa chọn của họ là gì và hậu quả họ gặp phải khi đưa ra một lựa chọn cụ thể. Điều này giúp bạn chia sẻ một phần trách nhiệm và đặt quyền kiểm soát dự án ERP vàp tau của nhân viên tham gia triển khai.
- Tạo hy vọng - Nhân viên sẽ dễ dàng chấp nhận thay đổi hơn nếu bạn khiến họ hiểu rằng thay đổi là cơ hội tốt hơn cho tương lai. Người quản lý triển khai ERP có thể thúc đẩy mong muốn thay đổi của nhân viên bằng cách thể hiện sự khích lệ bằng tinh thần hoặc vật chất. Mặc dù chiến thuật này được xem là một trong những chiến thuật hiệu quả, tuy nhiên, bạn không nên lạm dụng chúng. Và các hy vọng bạn trao cho nhân viên phải đảm bảo đủ tính thực tế.
- Thay đổi cách nhìn của những người phản đối mạnh mẽ nhất – Người lãnh đạo có thể giảm sự lan truyền tiêu cực tối đa bằng cách thay đổi tư duy của những người phản đối quyết liệt. Với những cá nhân này, một khi chuyển sang phe ủng hộ, họ có thể giúp bạn lan tỏa tốt hơn thông điệp về sự thay đổi.
- Làm nổi bật những lợi ích hữu hình – Một chương trình thí điểm triển khai ERP thành công với những lợi ích cụ thể có thể là động lực thúc đẩy giúp các nhân sự ở các bộ phận tham gia mạnh mẽ vào quá trình thay đổi.
- Sử dụng tiền hoặc quyền lực - Chiến thuật này có tác động tốt với các nhà quản lý cấp trung và cấp cao, những người có vai trò quan trọng trong thành công của dự án triển khai ERP. Bạn có thể đưa ra đề xuất tốt hơn về mức hỗ trợ nếu họ thực hiện đủ KPI trong triển khai.
Kết luận
Trong khi nhiều tổ chức nhắm đến tiết kiệm chi phí ngắn hạn, một số tổ chức hiểu tầm quan trọng của ROI dài hạn. Họ mong đợi nhiều hơn từ phần mềm ERP vì họ biết phần mềm có thể đem lại hiệu quả đột phá nếu biết khéo léo kết hợp giữa các yếu tố con người, quy trình và công nghệ. Họ cũng hiểu rõ rằng chỉ riêng yếu tố công nghệ thì không thể mang lại ROI dài hạn. VHRO: https://vhro.vn/ cũng là một trong những tôt chức áp dụng hiệu quả ERP vào doanh nghiệp của mình về phần mềm nhân sự.
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.
Đóng
