Đối với doanh nghiệp được triển khai
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm nhưng để đảm bảo có phù hợp với quy mô và quy trình của doanh nghiệp không thì đó lại là một sự cân nhắc thật kỹ lưỡng. Có nhiều tiêu chí để đánh giá giải pháp có phù hợp hay không, thì dưới đây là một số tiêu chí chính như sau:
Tìm giải pháp phù hợp với quy mô quản lý, mục tiêu và phạm vi triển khai của DN.
Các chức năng giải pháp đáp ứng yêu cầu quản lý nghiệp vụ của DN tại thời điểm hiện tại và cả mở rộng trong tương lai.
Chọn giải pháp để mang đến cho DN một quy trình quản lý chuẩn hóa, hiện đại, tiếp cận với mô hình quản lý của quốc tế.
Giải pháp đã được kiểm chứng qua thời gian và được nhiều khách hàng sử dụng, có tính ổn định cũng như khả năng mở rộng, nâng cấp sau này.
Đối với công ty triển khai
Để các sáng kiến triển khai phần mềm thành công, điều quan trọng là phải làm theo một số bước chính:
Chương trình thực nghiệm - Trước khi tiến hành cài đặt toàn bộ phần mềm đến công ty triển khai, cần thử nghiệm trước phần mềm với một nhóm thử nghiệm trong công ty. Môi trường thử nghiệm là một không gian ảo được thiết lập giống hệt như hệ thống hiện tại của bạn nhưng hoàn toàn tách biệt với phần mềm bạn sử dụng hàng ngày. Môi trường thử nghiệm hoặc tổ chức này cho phép bạn xây dựng, khởi chạy và thử nghiệm phần mềm mới để đảm bảo phần mềm đó tương thích và giúp làm nổi bật các lỗi hoặc bất kỳ tính năng nào hoạt động không chính xác.
Cài đặt - Bộ phận CNTT làm việc với nhà cung cấp để cài đặt ứng dụng trên tất cả các máy phục vụ cho việc triển khai tới tất cả nhân viên.
Giới thiệu và đào tạo - Sau khi cài đặt, sẽ tiến hành chương trình giới thiệu và đào tạo phần mềm để đảm bảo nhân viên có thể sử dụng tất cả các chức năng và tính năng. Để đảm bảo tất cả những người cần sử dụng phần mềm đều được đào tạo, nên triển khai khóa đào tạo trên cơ sở từng nhóm để đảm bảo mỗi nhóm biết cách sử dụng phần mềm phù hợp cho ứng dụng cụ thể. Chương trình đào tạo và giới thiệu triển khai phần mềm của bạn nên bao gồm:
- Tổng quan về các chức năng thiết yếu của phần mềm
- Cách sử dụng phần mềm để đạt hiệu quả tối đa trong quy trình làm việc của mỗi nhóm
- Tìm ai để được giúp đỡ
- Hỗ trợ liên tục và cách cung cấp phản hồi
- Đào tạo về các tính năng mới khi cập nhật phần mềm
Giám sát, Bảo trì và Theo dõi - Trong suốt quá trình triển khai, theo dõi phản hồi của người dùng, dữ liệu sử dụng và đo lường dựa trên KPI.
Bất kể phần mềm nào đang được triển khai, các doanh nghiệp nên đầu tư nghiêm túc thời gian và tâm sức vào các chương trình đào tạo hiệu quả. Làm như vậy sẽ tăng cơ hội thực hiện thành công, thúc đẩy năng suất và tăng sự hài lòng của nhân viên.