Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo nên nhiều cơ hội và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải nâng cao năng lực cạnh tranh của chính mình để chủ động tham gia vào thị trường thế giới.
 

Giải pháp để doanh nghiệp tự hoàn thiện mình không gì khác chính là ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh. phần mềm ERP chính là một trong số đó. Được coi như một giải pháp tất yếu nếu muốn phát triển doanh nghiệp trong dài hạn. Tuy nhiên, bất kỳ sản phẩm hay dịch vụ nào cũng như vậy, đều tồn tại 2 mặt ưu điểm và hạn chế. Hệ thống ERP trong doanh nghiệp cũng không phải là ngoại lệ.

Thông tin được chia sẻ, tập trung, tin cậy và tức thời
Hệ thống ERP là mô hình có cấu trúc dữ liệu phân cấp, bao gồm các nhóm phân hệ và phân hệ. Các thành phần này được liên kết dữ liệu chặt chẽ với nhau. Và do đó các thông tin được kế thừa lẫn nhau. Nó không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.
Tất cả thông tin của tổ chức được khai báo và kiểm duyệt qua nhiều bộ phận, phòng ban và nhiều người. Giống như một hệ thống kiểm soát nội bộ trên cùng một ứng dụng ERP. Nên giúp nhà quản lý có được thông tin quản trị nhanh, kịp thời và đáng tin cậy. Từ đó đưa ra những quyết định.
ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau nên chắc chắn có độ chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi - một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở. Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, giúp hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Chuẩn xác trong kế hoạch cung ứng
Dựa vào việc nắm bắt được toàn bộ thông tin trong quá trình sản xuất và chuỗi cung ứng, ERP giúp doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết về thời gian, chất lượng sản xuất và kế hoạch cung ứng sản phẩm. Quá trình này sẽ dựa trên rất nhiều yếu tố như hiệu suất dây chuyền, yêu cầu của đối tác, quản lý nguồn cung nguyên liệu, khả năng vận chuyển…
Như vậy một hệ thống ERP đem đến giải pháp toàn diện cho việc vận hành chuỗi cung ứng tại doanh nghiệp bao gồm:
Có báo cáo chi tiết thông tin về đơn hàng hàng ngày kèm dự báo nhu cầu sản xuất – kinh doanh, Báo cáo tình hình của các đơn hàng hiện có, cung cấp số liệu hàng tồn kho, quản lý tình trạng giao hàng, đặt hàng với các đối tác, quản lý khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
Quản lý thông tin và định hướng công việc
Trên thực tế, nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Những sai lầm như vậy ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, hơn nữa còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.
Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều tiếp cận tới dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy “tam sao thất bản”.

Chi phí đầu tư lớn
Hiện nay phần lớn những phần mềm ERP nước ngoài do các công ty của Việt Nam làm trung gian triển khai. Và có giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng (user). Phần mềm do chính các công ty Việt Nam viết vào khoảng cho vài trăm triệu đến một vài tỷ đồng. Mức giá còn tùy thuộc vào số lượng user và các thỏa thuận đi kèm.
Trong quá trình ứng dụng ERP, Phần mềm được nâng cấp lên công nghệ mới hơn. Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan khác để tương thích hơn.
Thời gian triển khai kéo dài
Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài. Những tập đoàn lớn triển khai cả những công ty con thời gian kéo dài đến 5 năm hoặc hơn.
Mức độ ứng dụng ERP vào thực tiễn cũng ở mức tương đối do rào cản của “văn hóa” tại mỗi doanh nghiệp. Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP cùng lúc để có được sự lựa chọn thích hợp.
Yếu tố con người
Phần mềm ERP giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí khá lớn so với việc thực hiện công việc thủ công. Nhưng trên Thực tế thì việc đổi phần mềm cũng không quan trọng bằng việc các nhân viên trong công ty tự thay đổi mình để tận dụng phần mềm. Đây là lý do khiến nhiều dự án ERP thất bại nhất. Để sử dụng ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi lối làm việc xưa cũ. Nhiều người chưa sẵn sàng thay đổi sẽ từ chối dùng ERP.
Cần thời gian để thu lợi từ ERP
Lợi ích của ERP chỉ xuất hiện trong dài hạn nên phải kiên trì áp dụng cho doanh nghiệp, chú không phải trong một thời gian ngắn.
Vì sự Thành công của Doanh Nghiệp, AsiaSoft luôn cải tiến sản phẩm và chuẩn hóa quy trình hoạt động, để chinh phục Doanh Nghiệp bằng: