Khác với trước đây, việc triển khai ERP hiện nay không còn quá khó khăn bởi mức giá cao chót vót của các phần mềm nước ngoài nữa. Tuy nhiên, bên cạnh những doanh nghiệp sẵn sàng và đã triển khai thành công thì vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc ra quyết định. Nguyên nhân là bởi ngân sách triển khai ERP còn nhiều hạn chế đòi hỏi nhà quản trị tính toán và tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi đưa quyết định đầu tư.
Ngân sách triển khai ERP là gì?
Trước khi tìm hiểu chuyên sâu hơn về ngân sách triển khai ERP, chúng ta cần nắm được các khái niệm.
Ngân sách hay budget là kế hoạch thu và chi đã được xác định từ trước của doanh nghiệp. Ngân sách có thể được biểu thị bằng tiền hoặc tài sản cho một thời kỳ nhất định (tuần, tháng, quý, năm). Kế hoạch ngân sách là một trong những cơ sở để doanh nghiệp lập các kế hoạch khác như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh,…
ERP hay hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một hệ thống các phần mềm hỗ trợ tổng thể dựa vào các nguồn lực doanh nghiệp.
Triển khai ERP là bước đưa hệ thống ERP áp dụng vào quy trình quản lý hiện tại của doanh nghiệp, giúp tự động hóa, số hóa, cải thiện quy trình quản lý, tăng tốc doanh nghiêp.
Như vậy, ngân sách triển khai ERP chính là những chi phí mà doanh nghiệp đã lên kế hoạch để đầu tư triển khai ERP. Để có được kế hoạch ngân sách, nhà quản trị cần tìm hiểu thật kỹ những thông tin về triển khai ERP.
Ngân sách triển khai ERP thế nào để phù hợp với doanh nghiệp?
Theo Panorama Consulting Group – Một tổ chức của Mỹ chuyên tư vấn về kỹ thuật số và phần mềm quản lý ERP cho biết trong năm 2019, khoảng 45% dự án triển khai ERP không thành công do vượt quá ngân sách. Qua đó ta thấy một kế hoạch ngân sách triển khai ERP là vô cùng quan trọng. Triển khai ERP sao cho phù hợp cần phải dựa vào rất nhiều yếu tố bao gồm:
Chi phí phần mềm ERP
Chi phí phần mềm ERP hay chính là chi phí bản quyền phần mềm. Tuy nhiên, nhà quản trị cần nhớ rằng khi đầu tư ERP không phải là bỏ tiền ra để sở hữu phần mềm mà là mua quyền sử dụng phần mềm. Do đó, chi phí của phần mềm ERP có thể tính theo thời hạn (tháng, quý, năm) hoặc vĩnh viễn tùy theo ngân sách và nhu cầu doanh nghiệp.
Ngoài ra, thỏa thuận về chi phí phát sinh thường nằm ngoài bảng giá và giấy cấp phép sử dụng, do đó trước khi đầu tư, nhà quản trị nên hỏi thật kỹ để tránh mất các khoản phí không đáng có.
Số lượng users và quy mô doanh nghiệp
Một điều chắc chắn đó là mức chi phí triển khai ERP sẽ phụ thuộc rất nhiều vào số lượng nhân viên, phòng ban trong doanh nghiệp sử dụng nó. Càng ít users thì chi phí triển khai, phát sinh càng thấp và ngược lại. Do đó, nhà quản trị cần tìm hiểu về nhu cầu của doanh nghiệp mình, tránh trường hợp thừa thãi gây tốn kém hoặc thiếu users dẫn đến khó tối ưu giá trị sử dụng của phần mềm. Thông thường, số users các doanh nghiệp nhỏ thường sử dụng ít nhất là 5 users.
Lĩnh vực, loại hình kinh doanh của doanh nghiệp
Trên thị trường, phần mềm ERP được chia thành nhiều loại như phần mềm chung, phần mềm theo ngành,….Rất dễ hiểu bởi không phải phần mềm nào cũng phù hợp với mọi ngành nghề, loại hình kinh doanh, sản xuất.
Ví dụ: Quy trình quản lý của một công ty sản xuất đơn chiếc chắc chắn sẽ khác với sản xuất hàng loạt, quy trình quản lý kinh doanh thực phẩm khác với kinh doanh vật liệu xây dựng hay đồ điện,…
Do đó, để đạt được mức chuyên môn hóa cao, phần mềm ERP sẽ được tùy chỉnh cho phù hợp với từng ngành. Theo đó, chi phí triển khai cũng tăng hay giảm tùy theo nhu cầu ngành. Nhà quản trị hãy dựa vào tình hình hiện tại của ngành, của doanh nghiệp để thiết lập được kế hoạch ngân sách cho hợp lý.
Các chức năng tùy chỉnh
Các chức năng tùy chỉnh có thể có hoặc không tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp. Có doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc không cần xử lý quá nhiều dữ liệu có thể yêu cầu lược bớt một số chức năng không cần thiết và ngược lại.
Hoặc nếu hệ thống ERP không đáp ứng được hết các yêu cầu của doanh nghiệp, nhà quản trị có thể yêu cầu các chức năng tùy chỉnh sao cho phù hợp. Thực tế, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay cũng đều yêu cầu tùy chỉnh để việc quản lý đạt được độ hiệu quả cao nhất.
Chi phí cơ sở hạ tầng mạng
Một hệ thống ERP cần rất nhiều bộ phận như: máy chủ hệ thống, máy chủ cơ sở dữ liệu, máy chủ cơ sở dữ liệu sao lưu,…Theo đó, các chi phí triển khai cũng không hề thấp.
Ngày nay, các hệ thống ERP hầu hết đều ứng dụng lưu trữ đám mây, tức là dữ liệu được tập trung lưu trữ không cần thông qua các máy chủ cơ sở dữ liệu vật lý. Thông qua các website, người dùng chỉ cần đăng nhập là có thể sử dụng được các dữ liệu được lưu trữ và sao lưu từ trước. Công nghệ đám mây được ứng dụng đã giảm thiểu rất nhiều chi phí so với trước đây, mở ra càng nhiều cơ hội ứng dụng ERP cho doanh nghiệp, nhất là với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch ngân sách triển khai ERP
Triển khai ERP chưa bao giờ là dễ dàng. Thời gian triển khai và đào tạo có khi tính đến vài tháng mới hoàn thành. Do đó, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh xảy ra các vấn đề không đáng có.
Nhằm giúp công tác chuẩn bị được trọn vẹn hơn, chúng tôi xin đưa ra một số lưu ý khi lập kế hoạch ngân sách triển khai ERP:
Nhà cung cấp
Nhà cung cấp là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến ngân sách doanh nghiệp. Có rất nhiều nhà cung cấp có thương hiệu trên thị trường nhưng bên cạnh đó cũng có không ít các nhà cung cấp không có uy tín. Tất cả các nhà cung cấp đều đưa ra những lời giới thiệu về sản phẩm của mình một cách “bay bổng” nhất nhằm thu hút khách hàng. Đối với những doanh nghiệp mới tiếp cận với hệ thống ERP sẽ khó phân biệt được đâu là nhà cung cấp tốt hay có uy tín hơn.
Một cách để doanh nghiệp có thể tìm được nhà cung cấp uy tín dễ dàng hơn đó là tham gia vào các group, diễn đàn về phần mềm ERP. Các bài review từ những người đã sử dụng chính là tư liệu hữu ích cho nhà quản trị.
Mức giá được quảng cáo
Rất nhiều nhà cung cấp đưa ra các mức giá hấp dẫn cùng lời mời chào bắt tai khiến chúng ta lầm tưởng mình có thể có một hệ thống ERP tốt giá rẻ. Thực tế chẳng bao giờ có một phần mềm giá rẻ mà đầy đủ chức năng và không xảy ra bất kỳ lỗi gì. Những phần mềm được mời chào với bảng giá hấp dẫn cùng những lời quảng cáo có cánh thực chất chỉ là một hình thức marketing của nhà cung cấp. Giá phần mềm có thể được giảm xuống để thu hút khách hàng nhưng về cơ bản, giá trị không hề giảm khi nhà cung cấp tăng các mức phí khác lên như phí duy trì, phí triển khai, phí sửa chữa ,…
Để lập được một kế hoạch ngân sách triển khai ERP phù hợp, nhà quản lý cần “tỉnh táo” trước các lời quảng cáo, đặt câu hỏi cho phía cung cấp để nắm được những thông tin cần thiết. Ngoài ra, tìm hiểu về thông tin của các nhà cung cấp kèm mức giá qua các diễn đàn, cuộc thảo luận chính là cách dễ nhất để đưa ra các đánh giá.
Nhu cầu, bài toán của doanh nghiệp
Ngoài quy mô và lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp cần phải quan tâm đến nhu cầu của nhân viên, phòng ban vì họ là những người trực tiếp sử dụng phần mềm. Đừng vì tiếc tiền mà bỏ qua những nhu cầu của nhân viên, phòng ban. Cũng đừng đầu tư quá nhiều mà không có sự thăm dò nội bộ.
Quan trọng hơn cả đó là nhà quản lý phải nắm được bài toán mà doanh nghiệp đang mắc phải là gì và giải pháp ERP có thực sự giải quyết được không. Từ đó việc quyết định chi ngân sách triển khai ERP sẽ dễ dàng hơn.
Trên đây là những thông tin về ngân sách triển khai ERP mà chúng tôi chia sẻ với sự hiểu biết của mình. Hy vọng những kiến thức trên sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tìm được giải đáp thích hợp cho các vấn đề về ngân sách.
Với mong muốn đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường chinh phục mục tiêu, hệ thống ERP VHRO luôn sẵn sàng trở thành giải pháp ERP cho doanh nghiệp. Ứng dụng công nghệ đám mây, mức chi phí phù hợp mà còn vô cùng tiện ích, chúng tôi tự tin sẽ mang tới cho người dùng những giải pháp tối ưu trong quản trị tổng thể. Liên hệ với chúng tôi qua https://vhro.vn/ để được tư vấn miễn phí.
Tham khảo: 5 lý do doanh nghiệp nên triển khai phần mềm Cloud ERP
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.
Đóng
