Trên thực tế không có quy tắc nào cho việc triển khai phần mềm quản trị ERP; nhưng qua chia sẻ của nhiều doanh nghiệp có thể rút ra 5 thời điểm thích hợp để tích hợp hệ thống ERP vào doanh nghiệp để mang lại hiệu quả tốt nhất.
Sẽ ra sao nếu triển khai phần mềm quản trị ERP không đúng thời điểm?
Một câu chuyện có thật xảy ra ở một công ty chuyên sản xuất chocolate tại Mỹ.
Vào tháng 9 năm 1999, cựu Giám đốc điều hành và chủ tịch của Hersheys Foods, Kenneth L. Wolfe đưa ra thông báo rằng công ty đang có vấn đề với hệ thống phân phối và yêu cầu thay thế bằng một hệ thống quản lý hiệu quả hơn.
Ngay sau đó, ERP được triển khai với sự kỳ vọng tích cực của các bên. Tuy nhiên, kết quả hoàn toàn ngược lại, hành động này đã khiến Hersheys không thể xuất ra thị trường đợt hàng chocolate Kisses và Jolly Ranchers cho dịp Halloween; tổn thất lên đến 100 triệu USD. Sự việc đã gây phẫn nộ trong giới trẻ Mỹ; hơn nữa còn khiến cổ phiếu công ty giảm mạnh hơn 8%.
Mặc dù có nhiều bí ẩn xung quanh tình hình bi đát của Hershey lúc đó; song sự thật của thất bại này dường như nằm ở việc quyết định sai thời điểm. Hệ thống đi vào triển khai trước tháng quan trọng của Halloween, một trong những thời điểm thuận lợi nhất đối với bất kỳ nhà sản xuất bánh kẹo nào ở Mỹ.
Các nghiên cứu sau đó cho thấy rằng đối với hầu hết các công ty tham gia vào việc triển khai phần mềm ERP, quy trình kinh doanh sẽ phải hứng chịu thay đổi và gián đoạn tạm thời; có thể ảnh hưởng đến doanh thu của cả công ty lên đến 6 tháng.
5 thời điểm thích hợp để triển khai phần mềm ERP Phần mềm trở nên “chật chội” so với doanh nghiệp
Hiện nay, tại hầu hết các doanh nghiệp đều có mặt của phần mềm quản lý; hoặc ít nhất là Excel để phục vụ cho quá trình lưu trữ dữ liệu và xử lý các yêu cầu liên quan đến hoạt động sản xuất; kế toán; kinh doanh; chăm sóc khách hàng, quản lý nhân sự;…
Mỗi doanh nghiệp yêu cầu khác nhau đối với phần mềm quản lý; dựa vào nhu cầu và phạm vi hoạt động những doanh nghiệp nhỏ sẽ phù hợp với phần mềm đóng gói với các chức năng cố định. Tuy nhiên, theo thời gian doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô; nhân sự;…khi đó cần thiết để triển khai phần mềm quản trị ERP mới toàn diện và đáp ứng các nhu cầu mở rộng tốt hơn.
Như vậy, khi bạn cảm thấy phần mềm mà mình đang sử dụng dần “đuối sức” trước các thay đổi thì đó là lúc bạn nên thay mới bằng một hệ thống phù hợp hơn.
Dòng dữ liệu bị tắc nghẽn
Để có thể đưa ra quyết định đúng đắn cần có dòng dữ liệu đủ và chính xác.
Nếu như có bất kỳ sự tắc nghẽn nào là ảnh hưởng đến tính chính xác và nhanh chóng của dữ liệu thì bạn cần có một “động cơ” mạnh mẽ để dòng dữ liệu tiếp tục “chảy”. Và động cơ đó chính là hệ thống phần mềm quản lý toàn diện.
Với phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, tất cả các dữ liệu đều tập trung trên 1 hệ thống duy nhất. Những dữ liệu này bao gồm dữ liệu sản xuất, kinh doanh, khách hàng, nhân sự;…. Dựa vào các quyết định được đưa ra một cách kịp thời và chính xác.
Quy trình hiện tại không đạt hiệu quả như mong đợi
Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất dựa vào dự báo nhu cầu để quản lý sản xuất và duy trì mức tồn kho thích hợp. Nhưng để làm được điều đó đạt hiệu quả cao và chính xác, đòi hỏi quy trình chuỗi cung ứng phải được sắp xếp hợp lý; dữ liệu tích hợp từ lúc tìm nguồn cung ứng đến kế hoạch sản xuất, bán hàng, phân phối.
Việc thiếu thông tin giữa các giai đoạn dẫn đến thừa hoặc thiếu; đối với quy trình sản xuất, sự kém hiệu quả đó có thể làm chậm quá trình sản xuất; chậm tiến độ và cuối cùng ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Đó là một trong những lý do tại sao doanh nghiệp nên thiết lập phần mềm quản trị ERP khi các quy trình hoạt động tỏ ra kém hiệu quả.
Hệ thống ERP mang đến khả năng tích hợp các chức năng một cách liền mạch, kết hợp các hoạt động các khác nhau thành 1 khối tập trung. Điều này sẽ loại bỏ hầu hết các quy trình trùng lặp kém hiệu quả; giảm nguy cơ mắc lỗi nhập dữ liệu làm ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.
Chi quá nhiều cho việc tích hợp phần mềm
Nếu không có phần mềm quản lý toàn diện, doanh nghiệp của bạn có thể chọn cách tích hợp các phần mềm khác nhau để quản lý dữ liệu và việc truy cập dữ liệu của người dùng. Nhưng việc tích hợp nhiều ứng dụng không hề rẻ.
Các chi phí giấy phép; nhân sự, đào tạo; kỹ thuật;… để chúng có thể hoạt động tốt cùng nhau có thể tăng chóng mặt.
Phần lớn các doanh nghiệp sẽ chọn phương án triển khai phần mềm ERP thay vì tích hợp; bởi khi đó, các dữ liệu sẽ được quản lý tập trung trên 1 phần mềm duy nhất; dữ liệu liên kết tốt hơn và giảm nguy cơ phát sinh lỗi do sử dụng các hệ thống khác nhau cùng lúc. Hơn nữa còn góp phần tối ưu chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp.
Thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt
Nếu bạn không thể đáp ứng điều khách hàng mong muốn thì đối thủ của bạn sẽ làm điều đó. Với tốc độ phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, khách hàng ngày càng có nhiều sự lựa chọn thay thế. Tạo nên sức mạnh cạnh tranh là điều bắt buộc mà doanh nghiệp cần làm; nhằm tạo nên sản phẩm chất lượng, dịch vụ chu đáo để chinh phục khách hàng.
Trong trường hợp này, hệ thống ERP có thể giúp bạn mở rộng quy mô một cách thích hợp; bất kỳ sự gia tăng nào về nhu cầu khách hàng đều được dự tính và thực hiện.
Phần mềm quản trị ERP thu thập dữ liệu từ kế toán, CRM, quản lý đơn hàng và vận chuyển, giữa các bộ phận khác. Nó cũng hợp nhất dữ liệu này thành một trang tổng quan duy nhất; dễ điều hướng; hiệu quả cao hơn; độ chính xác và thông tin chi tiết về các quy trình nội bộ..
Những điều này rất cần thiết để đảm bảo rằng khách hàng của bạn vẫn hài lòng và gắn bó với doanh nghiệp của bạn.
Với doanh nghiệp hiện nay, phần mềm quản trị ERP không đơn thuần là một công cụ quản lý mà còn là sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ. Cho dù bạn đang sử dụng phần mềm như thế nào thì khi đã xuất hiện 1 trong 5 dấu hiệu trên, bạn cũng nên xem xét việc thiết lập một hệ thống ERP toàn diện hơn. Mọi vấn đề còn thắc mắc, vui lòng liên hệ https://vhro.vn/ để được giải đáp về việc triển khai phần mềm cũng như phần mềm quản lý nhân sự.
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.Đóng
Thông báo
Vui lòng đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thao tác.
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.
Đóng
