ERP là phần mềm mạnh mẽ giúp tự động hóa hiệu quả quản trị kinh doanh. Để triển khai thành công cần sự phối hợp của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp trong đó vai trò của người quản trị dự án ERP đặc biệt quan trọng.
Người quản trị dự án ERP đóng vai trò rất quan trọng cho thành công của dự án ERP
Quản trị dự án ERP là ai?
Khi bắt đầu triển khai ERP các đơn vị cần thiết lập đội dự án. Vai trò của đội dự án là lựa chọn đối tác cung cấp phần mềm, phối hợp cùng với nhà cung cấp phần mềm, kiểm soát tiến độ của dự án, nghiệm thu phần mềm. Trong đó người quản trị dự án (Project Manager ) đóng vai trò là người đứng đầu chịu trách nhiệm về toàn bộ hệ thống ERP.
Công việc của người quản trị dự án ERP:
Người quản lý dự án chịu trách nhiệm về toàn bộ dự án như lập kế hoạch, bắt đầu, thực hiện, giám sát và kết thúc. Trách nhiệm cụ thể của Quản lý dự án ERP có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành, quy mô công ty, sự trưởng thành của công ty và văn hóa công ty. Tuy nhiên, có một số trách nhiệm chung cho tất cả các Quản lý dự án:
– Xây dựng kế hoạch và thực hiện dự án: Từ đầu đến cuối của mọi dự án sẽ được người quản lý dự án phác thảo qua một bản kế hoạch về cách dự án khởi đầu, cách chúng sẽ được xây dựng và cách chúng sẽ hoàn thành. Ví dụ, tập hợp ý kiến từ các phòng ban về yêu cầu xây dựng chức năng của phần mềm. Sau đó phác thảo kế hoạch chi tiết mỗi bước thực hiện, yêu cầu với mỗi chức năng cần có…
– Quản lý các bên liên quan của dự án, quản lý nguồn lực: Họ phải nắm rõ công việc từng thành viên trong team và đảm bảo rằng mọi người trong team đều biết và thực hiện vai trò của mình. Họ cũng phải thường xuyên họp nhanh với nhà cung cấp phần mềm, nắm bắt và báo cáo tình hình những việc đã hoàn thành với ban giám đốc, những việc đang gặp vấn đề, để đảm bảo mọi người đều hiểu đúng tình hình dự án.
– Quản lý ngân sách, tiến độ và chất lượng dự án: Mỗi dự án thường có ngân sách và khung thời gian. Công việc của quản lý trị dự án ERP là lập kế hoạch, tổ chức quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án ERP thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi.
Yêu cầu đối với người làm quản trị dự án ERP trong doanh nghiệp
- Am hiểu các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp
Đôi lúc quản trị dự án không quyết định được vì liên quan đến nhiều nghiệp vụ của các phòng ban và có thể dẫn đến mâu thuẫn… Khi đó, sự quan tâm, động viên và quyết định của các giám đốc điều hành, tổng giám đốc (CEO) là rất cần thiết. Người làm quản trị dự án/ giám đốc dự án không nhất thiết là dân chuyên về CNTT mà phải là người am hiểu các quy trình, nghiệp vụ doanh nghiệp, thậm chí phải là người có khả năng tư vấn chiến lược cho sự phát triển của doanh nghiệp. Sự kết hợp giữa các yếu tố về kiến thức nghiệp vụ và kỹ năng nhạy bén trong xu hướng kinh doanh sẽ giúp nhà quản lý làm tốt công việc quản lý dự án của mình.
Bất kỳ một dự án nào cũng phải có nhân sự thực hiện và việc quản lý nhân sự của một dự án lớn không phải là một nhiệm vụ đơn giản. Một dự án phức tạp sẽ đòi hỏi một đội ngũ nhân sự lớn, đồng thời phải sự kết nối giữa các bộ phận khác nhau để đảm bảo công việc có thể diễn ra thông suốt. Vậy nhiệm vụ của nhà quản lý dự án ở đây sẽ đóng vai trò như một nhà quản lý nhân sư: đảm bảo sự chuyên cần của nhân viên, tiến hành phân công công việc hợp lý, giám sát tiến độ thực hiện công việc của nhân viên đồng thời báo cáo lên cấp trên. Trong quá trình thực hiện dự án, chắc chắn sẽ xảy ra những xung đột và người quản lý câng thiết lập những cuộc họp để lắng nghe từ các bên, tìm hiểu nguồn gốc của sự xung đột để tìm kiếm sự đồng thuận và có các giải pháp giải quyết phù hợp để dự án có thể nhanh chóng tiếp tục
- Cần truyền thông tốt trong doanh nghiệp
Điểm mấu chốt trong khái niệm ERP là sự tích hợp quy trình của tất cả các phòng ban. Do đó, quá trình triển khai này sẽ ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận, từ kế toán, kinh doanh, thu mua, đến kiểm kê…
Thời gian đầu triển khai dự án có rất nhiều công việc phải làm, vừa thao tác trên hệ thống cũ, vừa phải thực hiện trên hệ thống mới nên tốn rất nhiều thời gian. Hơn nữa, dự án tổng thể này sẽ liên quan đến rất nhiều phòng ban, từng cá nhân mỗi người.
Nhiều người đã quen với cách làm truyền thống nên không muốn thay đổi bất kể những lợi ích tiềm tàng. Một số lo sợ phải đối mặt với những cái mới mình chưa biết, một số khác lo lắng công việc nhiều thêm.
Do đó để triển khai ERP thành công đó là công tác truyền thông cũng góp phần quan trọng. Nghĩa là phải làm cho mọi người thay đổi thói quen cũ, hiểu và chuyển sang hình thức làm việc theo quy trình, báo cáo và tất cả đều phải thể hiện bằng văn bản, rõ ràng.
Do đó quản trị dự án cần phải chia sẻ thông tin với nhân viên của mình càng nhiều càng tốt và phải đạt được sự đóng góp của họ vào những quyết định chủ chốt. Thông qua việc khuyến khích mọi người tham gia và giao tiếp cởi mở, mọi người sẽ thấy mình là một phần của sự thay đổi này và sẽ đạt được sự hỗ trợ của họ đối với dự án.
Người quản lý cần truyền tải thông tin về dự án ngay từ lúc đầu và tiếp tục cập nhật thường xuyên để mọi người hiểu rõ hoạt động của dự án; Tạo điều kiện cho mọi thành viên tham gia dự án bằng cách tiếp thu ý kiến và đề cập tới những lo lắng của họ. Gia tăng sự ủng hộ, duy trì tinh thần của nhân viên góp phần to lớn trong sự thành công của dự án phần mềm ERP.
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.
Đóng
