Liệu việc sử dụng email thường xuyên và phổ biến như một kênh thông tin chủ đạo trong công sở, với sự hỗ trợ của các ứng dụng chat có phải là một sai lầm? Quy luật từ lý thuyết “hệ thống phân tán” cho thấy các cuộc họp trực tiếp có thể tốt hơn.

Kinh nghiệm và lý thuyết “hệ thống phân tán” của các nhà khoa học đều cho thấy, trong các dự án hoặc giai đoạn quan trọng, cần thúc đẩy tiến độ liên tục, thì các cuộc gặp mặt đối mặt hoặc gọi điện trực tiếp thường hiệu quả hơn. Điều này không có nghĩa là chúng ta nên quay ngược thời gian, trở lại nửa thế kỷ trước, khi những chiếc điện thoại đổ chuông không ngừng.

Bài học đúng đắn đã được rút ra từ lý thuyết hệ thống phân tán, đó là: Cấu trúc lại cách giao tiếp. Đối với các nhà quản lý, nó có dạng các quy trình quản lý doanh nghiệp thông minh.

Việc lập kế hoạch giao tiếp hiệu quả trong tổ chức đang bắt đầu được tiến hành trong giới kinh doanh. Nhiều ví dụ trong số này đến từ lĩnh vực công nghệ (có lẽ học hỏi từ lý thuyết hệ thống phân tán). Một nhà sáng lập và giám đốc điều hành của một công ty công nghệ về giao dịch tuyên bố rằng: anh dành nhiều nhất 2 - 3 giờ/ tuần để gửi và nhận email; thậm chí thay thế hầu hết các tin nhắn qua công cụ chat bằng các cuộc họp theo lịch đều đặn, cho phép giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả trong thời gian thực. “Nếu nhân viên vẫn cần gửi cho sếp những tin nhắn khẩn cấp, thì tôi cho là có điều gì đó không ổn trong cách nhân viên này kinh doanh” - anh nói.

Tương tự, công ty phát triển phần mềm Basecamp cho phép nhân viên thiết lập giờ trao đổi theo kiểu sinh viên - giảng viên đại học: nếu bạn cần nói chuyện với một chuyên viên trong công ty về một chủ đề nhất định, bạn có thể đăng ký giờ làm việc với cô ấy thay vì gửi email qua lại. Jason Fried, người đồng sáng lập và giám đốc điều hành của công ty này cho biết: “Như thế, bạn sẽ nhận được sự chú ý đầy đủ, không phân tán của người đó” - Fried giải thích.

Tại nhiều công ty công nghệ, thay vì một loạt công cụ chat nhiễu loạn thì người ta dùng Scrum - một “khung cộng tác” phổ biến trong giới phát triển phần mềm. Các nhóm lập trình dùng Scrum để tách quá trình nỗ lực của họ thành giai đoạn “nước rút”, mỗi nhóm tập trung xử lý một tính năng của phần mềm đang được triển khai. Trong các cuộc chạy nước rút kéo dài từ 1 – 4 tuần, cả nhóm sẽ họp mỗi ngày 1 lần. Mỗi người đều có cơ hội phát biểu, mô tả về những gì họ đã hoàn thành hôm qua và những gì sẽ làm hôm nay và báo cho những người phù hợp biết nếu cần giúp đỡ. Những cuộc họp thường kéo dài khoảng 15 phút. Đối với hơn 12 triệu nhà phát triển phần mềm, khung làm việc này dường như đang hiệu quả. Như vậy, sự gặp gỡ, trao đổi thông tin đồng thời và trực tiếp nếu được tổ chức hợp lý sẽ mạnh hơn ta tưởng.

Do đó, chúng ta phải hệ thống hóa cách giao tiếp trong công ty tốt hơn - một hệ thống gần như chắc chắn sẽ liên quan đến ít email, tin nhắn hơn và hành động gắn với tiến độ thực tế nhiều hơn.

Như vậy, con cháu của chúng ta có trở nên hoang mang với cách vận hành công việc của thế hệ này hay không, phụ thuộc vào các nhà quản lý. Nếu không cẩn thận, chúng ta sẽ đốt thời gian vào việc cứ vài phút lại điên cuồng kiểm tra email một lần, kiệt sức vì vô số tin nhắn phức tạp và mơ hồ, trong khi từ bỏ cơ hội để trao đổi trực tiếp.

Nhận thức được điều này, khi dịch COVID vẫn đang gây áp lực lên các quốc gia (hơn 54 triệu ca mắc tính đến 15/11/2020), nhiều công ty đa quốc gia khuyến khích nhân viên dùng các ứng dụng họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams để họp định kỳ. Khi không thể tổ chức họp mặt trực tiếp, đây chính là phương án tối ưu để đảm bảo vận hành công việc cũng như tăng tính tập trung cho nhân viên, mà không lệ thuộc vào email.