Giao tiếp với khách hàng là một trong những kỹ năng rất quan trọng mà bạn cần phải thuần thục, để đạt được hiệu quả cao trong giao tiếp, đồng thời có tính thuyết phục hơn. Để có được kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo thì cần phải có những trải nghiệm thường xuyên và được đúc kết, chọn lọc từ thực tế. Tuy nhiên, trong giao tiếp vẫn có những nguyên tắc ứng xử, những ngôn từ, âm điệu hay ngôn ngữ cơ thể,… mà bạn cần phải nắm được để giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất.

Nguyên tắc giao tiếp với khách hàng qua lời nói

Cách xưng hô

Bạn nên xưng hô sao cho phù hợp với tuổi tác của bạn và khách hàng, hoặc xưng hô phụ thuộc vào cấp bậc trong công việc. Tuyệt đối không nói chuyện trống không, không có chủ ngữ vị ngữ. Nên thể hiện sự lịch sự, tôn trọng, không nên nói chuyện quá thô lỗ hay xưng hô thân mật quá so với mối quan hệ hiện tại.

Cách nói chuyện

Bạn nên tập trung vào vấn đề chính và nói một cách ngắn gọn, dễ hiểu nhất có thể. Vấn đề cần nói nên phù hợp với độ tuổi và trình độc của người nghe, nên nói một cách chân thành bằng những câu chữ hòa đồng phổ thông, để người nghe hiểu hết được ý nghĩa của từng câu từ.

Bạn nên tránh lối nói chuyện mỉa mai, chỉ trích hay kiểu nói bóng gió, dễ làm người nghe cảm thấy khó chịu và khiến họ đánh giá sai về bạn là người mất lịch sự hoặc thiếu tôn trọng người khác, thậm chí có thể dẫn tới thái độ thù địch.

Cách sử dụng ngôn từ

Khi nói chuyện bạn không nên sử dụng từ “lóng” hay khẩu ngữ, vì dễ gây hiểu lầm cho người nghe. Hay không nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên ngành khiến người nghe khó hiểu. Trước khi nói chuyện bạn nên chọn lọc những ngôn từ để diễn đạt sao cho thật dễ nghe, dễ hiểu để đạt hiệu quả cáo nhất.

Cách ứng xử với khách hàng trong giao tiếp

Trong giao tiếp với khách hàng, bên cạnh nguyên tắc về lời nói thì cách ứng xử là điều mà bất cứ ai cũng cần phải quan tâm hàng đầu. Cách ứng xử mà bạn nên áp dụng khi nói chuyện với khách hàng như:

• Thái độ khi nói chuyện với khách hàng cần tự nhiên, chân thật, vui vẻ, tỏ thái độ quan tâm để gây được ấn tượng tốt nhất
• Không nên đột nhiên im lặng trong khoảng thời gian quá lâu hay nói chuyện một cách ấp úng, lấp lửng, ẩn ý, câu không đủ nghĩa khiến người nghe phải chờ đợi
• Tuyệt đối không nên ngắt lời khi khách hàng nói chưa hết câu, dễ khiến họ mất hứng, mất lòng hoặc khiến người nghe cảm thấy ngại chia sẻ
• Nên giữ khoảng cách vừa phải khi hai người đang nói chuyện, không nên gần sát quá hoặc xa quá. Không nên ngó nghiêng xung quanh khi đang nói chuyện
• Khi đang nói chuyện cùng lúc với nhiều người, không nên thì thầm vào tai một người, như vậy là không tế nhị lịch sự, dễ gây hiểu lầm hoặc những người xung quanh cảm thấy thiếu được tôn trọng
• Không nên tâm sự chuyện riêng tư cá nhân hay những chuyện tế nhị trước đám đông
• Không nên nói chuyện vòng vo, nếu có chuyện gì khó nói bạn nên bày tỏ một cách khéo léo.

Cách sử dụng ánh mắt khi giao tiếp với khách hàng

Ngoài hai yếu tố quan trọng được nêu trên, thì ánh mắt cũng là điều khá quan trọng trong giao tiếp với khách hàng:

• Hãy nhìn thẳng khi nói chuyện với khách hàng nhưng cũng không nên nhìn kiểu chằm chằm vào mặt khách hàng trong thời gian quá lâu
• Khi nói chuyện không nên đảo mắt liên tục, hay nhìn xéo sang những người xung quanh
• Không cúi gằm mặt xuống đất khi đang nói chuyện, như vậy sẽ thể hiện bạn là người thiếu tự tin
• Không nên nhìn vào khuyết điểm của người đối diện, đặc biệt là những khuyết điểm trên thân thể, mà nên nhìn vào ưu điểm để gây được thiện cảm tốt hơn
• Không nên thể hiện cảm xúc quá mạnh trước mặt khách hàng, dễ khiến họ cảm thấy khó xử