1. Chủ động xây dựng kế hoạch

Đôi khi, bạn sẽ biết rõ trước nếu một thành viên trong nhóm khó thay thế, ví dụ như các cấp quản lý, leader sẽ rời công ty – nghỉ hưu theo kế hoạch, và bạn có kế hoạch cho việc đó từ sớm. Nhưng đôi khi, bạn sẽ bị mất cảnh giác bởi sự rời đi đột ngột của những vị trí và có khả năng khiến cho cấp dưới bị mất phương hướng. Đó là lý do tại sao bạn cần một kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa ngay bây giờ.

Đầu tiên, hãy xem xét tất cả các vai trò chính trong nhóm của mình và trả lời hai câu hỏi sau:

Điều gì có tác động hàng ngày của vị trí X đối với công ty hoặc bộ phận của của mình?

Nếu người hiện đang ở vị trí X rời đi, điều đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của công ty như thế nào?

2. Xác định ứng viên kế thừa

Khi bạn đã liệu và xử lí được những hiệu ứng không mong muốn mà sự ra đi của một số nhân viên có thể gây ra, hãy chọn các thành viên trong nhóm có khả năng thay thế các vị trí đó. Đây là bước quan trọng trong quá trình xây dựng đội ngũ kế thừa.

Hãy đặt câu hỏi như sau: 

Nếu chúng tôi tuyển dụng cho vị trí X trong nội bộ, nhân viên nào sẽ là ứng cử viên mạnh nhất để bước vào vai trò này?

Những ứng viên đó cần được đào tạo và phát triển? Và, nếu vậy, đào tạo như thế nào?

Đôi khi người kế thừa cho một vai trò có thể là người cấp dưới gần nhất trong sơ đồ tổ chức, ví dụ như phó phòng có khả năng kế thừa vị trí trưởng phòng. Đôi khi đó có thể là những người khác với tiềm năng và triển vọng hơn. Bất kể chức danh của họ tỏng công ty thế nào, họ cũng có khả năng kế thừa một vị trí cấp cao hơn.

Nhưng ở vị trí quản lý và là người xây dựng đội ngũ kế thừa, thì bạn phải quan tâm đến định hướng và mục tiêu công việc tiếp theo của những người bạn chọn. Bạn có thể có một số ý tưởng về một vài thành viên trong nhóm nhất định cho các vai trò quản lý cấp cao, nhưng sẽ không ai dám khẳng định rằng các thành viên này sẽ đồng ý và chấp nhận lời đề nghị này một khi nó được đưa ra cho họ? Nếu bạn chưa định hướng, hãy nói chuyện với những nhân viên này về cách họ nhìn nhận tương lai nghề nghiệp của họ trước khi đưa ra lựa chọn kế nhiệm của bạn.

3. Hãy cho họ biết

Trong các cuộc họp riêng, hãy giải thích cho từng người được bạn chọn lựa rằng họ đang ở trong kế hoạch kế thừa của bạn, nói cách khác là chọn ra cho các vị trí có tầm quan trọng cao hơn. Tuy nhiên, cũng hãy để cho ứng viên biết rằng điều này không có tính chắc chắn, và tình hình có thể thay đổi do hoàn cảnh mà công ty hoặc chính các ứng viên kế thừa gặp phải.

4. Đẩy mạnh nỗ lực phát triển chuyên nghiệp

Lý tưởng nhất là bạn đã đầu tư vào sự phát triển chuyên nghiệp của những người bạn chọn làm lựa chọn kế thừa. Bây giờ sự chuẩn bị cần phải được tăng cường. Luân chuyển công việc là một cách tốt để giúp ứng viên của bạn có thêm kiến ​​thức và kinh nghiệm. Và kết nối họ với những người cố vấn có thể tăng cường khả năng của họ trong lĩnh vực quan trọng của kỹ năng mềm: Các nhà lãnh đạo giỏi nhất có kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, như sự đồng cảm và ngoại giao.

5. Thực hiện chạy thử kế hoạch xây dựng đội ngũ kế thừa của bạn

Đừng chờ cho đến khi có một cuộc khủng hoảng nhân sự để kiểm tra xem một nhân viên có khả năng phù hợp để đảm nhận vai trò cao cấp hơn không. Nên có một người kế thừa tiềm năng đảm nhận một số công việc và trách nhiệm của một người quản lý cấp cao – người mà có thể đang trong kỳ nghỉ phép. Việc đào tạo nhân viên này sẽ giúp cho anh ấy hoặc cô ấy có được kinh nghiệm quý báu và được đánh giá cao cơ hội thăng tiến. Và bạn có thể đánh giá xem kỹ năng nào mà người đó cần được đào tạo và phát triển bổ sung để phù hợp với vị trí này.

6. Tích hợp kế hoạch kế thừa vào chiến lược tuyển dụng 

Khi bạn đã xác định nhân viên là người kế thừa cho các vai trò quan trọng trong tổ chức của mình, hãy lưu ý đến bất kỳ khoảng trống tài năng nào họ sẽ bỏ lại nếu họ kế thừa vị trí khác. Điều đó có thể giúp bạn xác định tập trung nỗ lực tuyển dụng vào vị trí nào trong tương lai. Đây chính là lí do bạn cần phải tích hợp kế hoạch kế thừa vào chiến lược tuyển dụng.