Quản lý hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ quan trọng thuộc bộ phận Hành chính nhân sự trong mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Bởi vậy, mà các nhân sự thực hiện việc này luôn cần những người có kinh nghiệm chuyên môn, nắm vững cách thức thực hiện để đảm bảo công việc được thuận lợi. Vậy, cụ thể có những cách thức để quản lý hồ sơ nhân sự nào, mời bạn đọc cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Vì sao cần quản lý hồ sơ nhân sự?
Hồ sơ nhân sự là nơi để lưu trữ các thông tin cá nhân người lao động làm việc trong doanh nghiệp như: Sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, thang bảng lương, bảo hiểm,… Có rất nhiều loại hồ sơ cũng như giấy tờ liên quan đến nhân sự doanh nghiệp cần lưu trữ. Trong đó, có nhiều loại có thể lưu trữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng có loại cần lưu trữ lâu dài.

Dù là công việc bắt buộc, nhưng vẫn nhiều người trực tiếp thực hiện quản lý hồ sơ chưa hiểu được đầy đủ ý nghĩa cũng như lý do của việc làm này. Dưới đây là một số lý do để doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học.

– Việc quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải thực hiện theo quy định pháp luật. Đồng thời, bộ phận hành chính nhân sự sẽ là nguồn lực có trách nhiệm ghi lại toàn bộ thông tin cá nhân của người lao động trong doanh nghiệp.

– Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp theo dõi, nắm bắt được tình hình, chất lượng nguồn nhân lực tại đơn vị mình. Từ đó, kịp thời có những điều chỉnh cho việc phát triển nhân sự hoặc mở rộng quy mô doanh nghiệp trong tương lai.

– Hỗ trợ đơn vị giải quyết những tranh chấp với người lao động khi không may có sự cố ngoài ý muốn.

Vậy, làm thế nào để quản lý hồ sơ người lao động hiệu quả? Vấn đề này được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô lớn, hàng ngàn lao động. Để không nhầm lẫn hồ sơ nhân sự với nhau, thì sẽ có những quy chuẩn riêng trong việc lưu trữ hồ sơ nhân sự gắn liền với quy trình hoạt động từng công ty, cũng như tính chất của mỗi loại hồ sơ. Nhìn chung, quá trình này cần đảm bảo những thông tin cần có của nhân sự như:

– Sơ yếu lý lịch, văn bằng, các thông tin cá nhân người lao động;

– Thông tin liên quan đến quá trình làm việc: Ngày vào làm chính thức, chức vụ, bộ phận, công việc hiện tại, chấm công (nghỉ ốm, công tác, nghỉ phép,…);

– Hợp đồng lao động và quyền lợi BHXH người lao động được hưởng;

– Thông tin liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động.

2. Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Với lượng hồ sơ, giấy tờ lớn, các doanh nghiệp nên có những tủ đựng hồ sơ với nhiều ngăn, có hộc tủ phía dưới; tránh việc lưu trữ trong các túi đựng vì khi giấy tờ quá lớn sẽ vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn.

Mỗi ngăn tủ nên thiết kế kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm). Và, nếu văn phòng có không gian nhỏ thì nên dùng loại tủ treo trên tường để quản lý hồ sơ nhân tự.

Việc phân loại hồ sơ là vô cùng quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, xem xét. Có những cách phân loại hồ sơ phổ biến sau: phân loại theo chủ đề; phân loại theo cụm (chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm trong từng chủ đề); phân loại theo nhóm.

Bước tiếp theo sau khi đã phân loại là việc sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp, quản lý hồ sơ nhân sự theo cách thức như sau: sắp xếp theo thời gian (trước/ sau); sắp xếp theo mẫu tự (A,B,C,…); xếp theo phòng ban; sắp xếp theo tính chất hồ sơ, hoặc sự vụ giải quyết công việc (hoàn thành hoặc chưa hoàn thành dứt điểm).

Tại bước này, việc lưu trữ hồ sơ cần tiến hành ở một vị trí nhất định để khi cần có thể thuận tiện lấy ra, tiết kiệm thời gian. Kinh nghiệm tại bước này là làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị, qua đó, có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

– Đánh số ở góc phải hồ sơ lưu trữ;

– In nhãn từ số -> đến số cho tiện tra cứu;

– Tạo bảng tính excel để lưu trữ, có chú thích và dùng tính năng Hyperlink (siêu liên kết) để gắn với tập tin, hình ảnh cần lưu;

– Hoặc tiện lợi nhất là scan máy quét hồ sơ vào dạng tập tin, đối với các doanh nghiệp có phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để quản lý hồ sơ.