Phần mềm nhân sự tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự. Đồng thời tổng hợp, phân tích và đánh giá toàn diện nguồn nhân lực mang lại hiệu quả tối đa.

Quản lý nguồn nhân lực là nhiệm vụ không thể thiếu ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Bộ phận nhân sự chủ yếu giải quyết các vấn đề chấm công, tính phép, tính lương; quản lý hiệu suất, chính sách – chế độ, tuyển dụng, đào tạo và nhiều vấn đề liên quan khác.

Thực tế tại Việt Nam, trong các doanh nghiệp nhỏ, quá trình này chủ yếu được quản lý thủ công; nhưng với các tổ chức/doanh nghiệp vừa và lớn; thật khó khăn để lưu trữ mọi thứ. Hơn nữa việc tìm kiếm, truy xuất, báo cáo thông tin cũng phức tạp hơn; do đó các doanh nghiệp này có xu hướng ứng dụng phần mềm nhân sự vào quy trình hoạt động.

Bạn đang có nhu cầu cài đặt phần mềm, vậy thì trước khi thực hiện, đừng bỏ qua những thông tin hữu ích dưới đây nhé!

Phần mềm nhân sự đóng vai trò gì trong doanh nghiệp?

Các khách hàng của chúng tôi trong suốt 25 năm qua đồng ý rằng phần mềm HR giúp tăng hiệu suất làm việc rất nhiều so với trước đây. 

Các phần mềm nhân sự hiện diện như một công cụ đắc lực; có thể thay thế gần như toàn bộ các quy trình thủ công. Gờ đây nhân viên và nhà quản lý đều có thể dành nhiều thời gian cho việc mang tính chiến lược thay vì chỉ chăm chăm vào giấy tờ, hồ sơ. 

Các phần mềm đánh giá nhân sự còn là “người hỗ trợ” đáng tin cậy; giúp nhà quản lý ban hành các quyết định quan trọng. Thông qua các báo cáo quản trị, nhà quản lý ban hành chính sách, quy định sẽ dễ dàng nhận được sự đồng tình của đội ngũ; bởi chúng được xây dựng trên cơ sở chính xác, khách quan và phù hợp.

Ngoài ra, có thể nói các phần mềm quản lý nhân sự được xem là “người đồng hành” của nhà quản lý. Sự thật là các quản lý không thể 100% có mặt tại công ty; trong thời gian vắng mặt để theo dõi tiến độ công việc và kịp thời duyệt/ không duyệt một vấn đề nào đó thì họ có thể truy cập vào phần mềm trên Desktop hoặc App để xử lý. 

Các chức năng của phần mềm nhân sự HRM

Có thể bạn chưa từng tận mắt nhìn thấy cấu trúc hay cách vận hành của một phần mềm HR; đừng lo chúng tôi sẽ giúp bạn làm quen cũng như có cách tận dụng tối đa phần mềm nhân sự; bằng cách liệt kê các chức năng phải có của một phần mềm cơ bản.

Quản lý tập trung dữ liệu và hồ sơ nhân viên

Thực tế hiện nay, bất kỳ phần mềm nhân sự nào cũng có khả năng duy trì một kho lưu trữ toàn bộ dữ liệu nhân viên và hồ sơ công ty. Bạn sẽ rất dễ dàng tìm kiếm, truy xuất thông tin mình muốn nhờ vào giao diện trực quan; có sự phân cấp và tổ chức rõ ràng, chi tiết.

Song song với đó, việc chỉnh sửa, bổ sung hoặc sắp xếp lại rất thuận tiện và nhanh chóng; mọi vấn đề đều được giải quyết ổn thỏa chỉ trong vài giây, thay vì mất cả ngày, thậm chí là vài ngày như trước đây.

Quản lý công – phép – lương và chính sách – chế độ

Sẽ không còn những cảnh bộ phận nhân sự phải “vật lộn” với bảng tính, sổ ghi chép…để thống kê công, phép và tính lương cho nhân viên công ty. Phần mềm HR tích hợp chức năng tính toán và phân phối chính xác bảng lương; bằng cách xem xét: số ngày đi làm; ca làm, ngày nghỉ, nghỉ lễ, làm thêm giờ, khấu trừ, thuế,…

Bên cạnh đó, các chính sách và chế độ đãi ngộ cho nhân viên cũng được công khai; đảm bảo mỗi nhân viên đều nắm được rõ ràng những lợi ích, quyền lợi mình nhận được suốt quá trình làm việc tại công ty. Đặc biệt, với nhiệm vụ khai báo bảo hiểm cũng được thực hiện một cách hiệu quả; khi mà hệ thống phần mềm có thể linh hoạt kết nối với các ứng dụng hiện có của bảo hiểm.

Quản lý quá trình tuyển dụng – đào tạo

Các đề xuất tuyển dụng của từng phòng/ban sẽ được thực hiện trực tiếp trên phần mềm; nhờ vậy thông tin nhanh chóng được bộ phận nhân sự tiếp nhận và xử lý; đảm bảo mọi hoạt động đều được diễn ra xuyên suốt dù có nhân viên nghỉ việc.

Hơn nữa, phần mềm nhân sự còn có khả năng thiết lập quy trình sàng lọc hồ sơ; tổ chức phỏng vấn, ghi nhận và đánh giá chất lượng phỏng vấn.

Bên cạnh đó, việc đánh giá nhân viên sau quá trình thử việc cũng là nhiệm vụ quan trọng. Nhờ vào phần mềm đánh giá nhân sự, bạn sẽ có đủ cơ sở để ra quyết định nhận hoặc từ chối; và nếu nhận chính thức thì cần làm gì để phát triển người nhân viên đó.

Đánh giá nhân viên và quản lý hiệu suất

Nếu trước đây, bạn đánh giá nhân viên một cách sơ bộ và thường một năm chỉ có đánh giá 1-2 lần thì khi sử dụng phần mềm, việc đánh giá sẽ tổng quát, toàn diện hơn.

Bạn có thể linh hoạt thiết lập các bộ chỉ tiêu theo đối tượng: đơn vị, phòng, ban, nhân viên, nhóm nhân viên,…Và chúng được xây dựng theo phương pháp định tính và định lượng.

Quy trình đánh giá online được thiết lập; kết quả được duyệt đa cấp giúp việc quản lý được chủ động và linh hoạt hơn.

Sau khi có kết quả đánh giá, việc kết chuyển được thực hiện tự động và phục vụ cho công tác xét thưởng cuối năm; thưởng tăng năng suất hay xét đề xuất tăng lương, ngạch bậc lương.

Báo cáo quản trị, hỗ trợ Ban lãnh đạo ra quyết định

Để quyết định một chiến lược nhân sự nào đó, nhà quản trị cần tổng hợp thông tin; số liệu và quan trọng hơn chính là phân tích những số liệu quan trọng; nhằm đảm bảo tính khách quan, chính xác và thuyết phục của các quyết định.

Ngoài ra, bạn có thể bổ sung các chức năng khác cho phần mềm nhân sự sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình; để làm được điều đó chỉ cần bạn tìm đúng nhà cung cấp phần mềm có uy tín và đội ngũ triển khai chuyên nghiệp.