Lương thưởng là vấn đề liên quan trực tiếp đến người lao động – yếu tố quan trọng để hình thành nên một tổ chức. Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tạo nên lợi nhuận. Mục đích này cũng nhằm tới hoạt động trả lương cho nhân viên xứng đáng với những gì họ đã làm cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp nên xây dựng văn hóa tổ chức gắn kết và cùng hướng về mục tiêu chung. Nếu được như vậy, sau khi kết hợp với các yếu tố ảnh hưởng và quyết định. Phần mềm tính lương sẽ phát huy được tác dụng thật sự của nó.
PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG LÀ GÌ?
Phần mềm tính lương là công cụ giúp DN lập chính sách lương chính xác và hợp lý. Từ đó, DN có thể tính toán tiền lương hàng tháng cũng như quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách hoặc người lao động thay đổi. Một phần mềm tính lương cần có những tính năng về nghiệp vụ về lương như: Lập bảng chấm công theo thời gian, tính lương theo hệ số hoặc theo mức lương thỏa thuận; Tự động hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN; Lập bảng thanh toán lương, thuế TNCN, bảo hiểm.
CÁC YẾU TỐ QUYẾT ĐỊNH MỘT PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG TỐT
✅
CHÍNH SÁCH LƯƠNG
🔺
Thiết lập chính sách lương
Một trong những vấn đề cốt lõi của phần mềm lương phải có là thiết lập chính sách lương – quy định cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành một hoặc nhiều công thức tính toán tiền lương của người lao động dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định cũng như hình thức hay phương pháp trả lương.
Công thức tính lương là một hàm số tổng hợp của các yếu tố nói trên, giúp tính toán tiền lương của người lao động theo các yếu tố đầu vào. Có thể sử dụng 1 công thức chung cho các hình thức trả lương khác nhau – thường dẫn đến công thức phức tạp hơn, hoặc nhiều công thức tính lương cho các hình thức trả lương khác nhau – khiến cho 1 công thức đơn lẻ trở nên đơn giản hơn. Cho dù doanh nghiệp lựa chọn hình thức hay công thức trả lương nào, thường tiền lương của người lao động được chia thành lương cố định và lương biến đổi:
Các hình thức trả lương khác nhau (lương thời gian, lương sản phẩm, lương khoán), loại công việc khác nhau (gián tiếp, trực tiếp, quản lý…) quyết định tỉ trọng lương cố định và lương biến đổi khác nhau. Nói cách khác, tỉ trọng giữa lương cố định và lương biến đổi có thể dao động từ 100% và 0% đến 0% và 100%. Tổng tiền lương đơn giản là tổng số của lương cố định và lương biến đổi.
Chính sách lương cần có thời hạn áp dụng (ít nhất là thời điểm bắt đầu áp dụng) và phần mềm lương bắt đầu tính lương theo chính sách này từ thời điểm chính sách có hiệu lực.
🔺
Thay đổi chính sách lương
Khi có sự thay đổi về chính sách lương, nhân sự có trách nhiệm chỉnh sửa trực tiếp chính sách trên phần mềm, bao gồm cả thời hạn áp dụng chính sách mới. Khi đó, hệ thống sẽ tạo ra một phiên bản của chính sách lương mới, được áp dụng từ thời hạn mới trong khi chính sách cũ sẽ tự động hết hạn từ thời điểm đó.
🔺Quyết định lương
Khi một nhân sự có sự thay đổi về vị trí, phần mềm lương cần tạo ra một quyết định lương tương ứng phản ánh những thay đổi về lương và chính sách khác tương ứng với sự thay đổi vị trí của nhân sự và chuyển ra giao diện quyết định để Phòng Nhân sự và BGĐ duyệt.
Đầu hoặc cuối kỳ, phần mềm lương cần cập nhật những thay đổi của cá nhân người lao động ảnh hưởng đến tiền lương, tự tạo quyết định lương theo đúng chính sách với thời hạn từ thời điểm đầu kỳ hoặc năm tài chính, và chuyển ra giao diện quyết định lươn để Phòng Nhân sự và BGĐ duyệt.
✅
NGUỒN DỮ LIỆU
🔺
Thông tin về vị trí công việc
Thông tin về vị trí cần được nhập vào phần mềm lương hoặc phần mềm nhân sự chung dưới dạng cây, qua đó thể hiện được tên vị trí và tương quan trên sơ đồ tổ chức công ty. Ngoài ra, yêu cầu năng lực của vị trí, KPI của chức danh cũng cần thể hiện trên phần mềm lương một cách trực tiếp lấy từ những module khác của phân mềm nhân sự.
🔺
Dữ liệu nhân sự
Thông tin cá nhân của người lao động như số năm kinh nghiệm, bằng cấp… cần được lấy từ phần mềm nhân sự.
🔺
Dữ liệu chấm công
Dữ liệu về ngày công, được lấy từ máy chấm công, phần mềm chấm công, bảng chấm công, thông qua nhập trực tiếp hoặc tích hợp
Dữ liệu về ngày nghỉ các loại của người lao động như nghỉ phép, nghỉ chế độ… trên phần mềm nhân sự hoặc hình thức khác
🔺
Dữ liệu kết quả công việc
Dữ liệu đánh giá kết quả công việc của người lao động, được lấy từ các phần mềm KPI hay các phần mềm quản lý chức năng chuyên dụng như Phần mềm quản lý sản xuất (ERP…), Phần mềm quản lý kinh doanh (CRM, DMS…)
🔺
Dữ liệu về Bảo hiểm bắt buộc, Thuế TNCN và các khoản trừ khác
Để tính toán ra tiền lương chi trả cuối cùng cho người lao động, phần mềm lương cần thiết lập công thức và tích hợp thông tin về các yếu tố liên quan đến các khoản phải trừ qua lương như phần tiền bảo hiểm do người lao động chi trả – thông tin lấy từ phần mềm bảo hiểm; tiền công đoàn phí (nếu có), tiền thuế TNCN (nếu có) và các khoản phải trừ khác (nếu có) có thể được thiết lập công thức tính toán ngay trên phần mềm hoặc được nhập trực tiếp.
✅QUY TRÌNH TÍNH LƯƠNG, DUYỆT LƯƠNG VÀ THANH TOÁN
Một phần mềm tính lương tốt phải có quy trình tính, duyệt lương và thanh toán cụ thể. Việc tính lương trên phần mềm lương có thể thông qua các bước:
🔺
Chốt ngày công
Chốt ngày công (trên phần mềm lương hoặc trên phần mềm quản lý công việc, chức năng). Ngày công có thể được chốt tại các hệ thống chuyên biệt hoặc tập trung.
🔺
Chốt điểm kết quả công việc
Chốt điểm kết quả công việc hoặc KPI – các trưởng bộ phận thực hiện trên phần mềm quản lý chức năng hoặc phần mềm KPI
🔺
Lập bảng tính lương
Lập bảng tính lương – tự động trên phần mềm lương. Bảng lương sau khi lập được chuyển sang giao diện duyệt lương của Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương.
🔺
Duyệt lương
Phòng Nhân sự duyệt bảng lương, điều chỉnh nếu cần. Bảng lương duyệt chuyển sang Ban Giám đốc hoặc CEO
CEO duyệt lương. Bảng lương sau khi CEO duyệt được chuyển sang giao diện thanh toán của Kế toán.
🔺
Thanh toán tiền lương
Kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương cho người lao động
🔺
Cung cấp thông tin về thanh toán lương
Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Ở mức độ cao hơn, nếu doanh nghiệp đã có module HR Portal (cổng thông tin nhân viên – là cổng trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động), người lao động có thể tự kiểm tra thông tin lương trên Portal cá nhân. Nếu có vấn đề thắc mắc, người lao động có thể phản hồi đến Phòng nhân sự thông qua Portal.
✅
ĐỘ LINH HOẠT CỦA PHẦN MỀM TÍNH LƯƠNG
Phần mềm được xây dựng cần xem xét tất cả các yếu tố ảnh hưởng để thiết lập các tính năng theo nhiều tình huống khác nhau, nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho người dùng trong quá trình thực hiện. Phần mềm cũng cần được thiết kế đảm bảo có độ mở để đáp ứng được những hình thức trả lương khác nhau trong một doanh nghiệp
✅HỆ THỐNG BÁO CÁO
Phần mềm lương hay Phần mềm quản lý đãi ngộ tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo kỳ, Báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, quỹ lương chi trả từng bộ phận…). Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.
Trên đây là một số lưu ý để các doanh nghiệp cân nhắc, xem xét khi lựa chọn một phần mềm lương hay phần mềm Quản lý đãi ngộ tốt. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau. Do vậy, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm tính lương, doanh nghiệp cần đặt đầu bài/lựa chọn các tính năng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh, hoạt động và độ phức tạp của tính lương trong doanh nghiệp. Nhưng trên hết, phần mềm vẫn cần đảm bảo được tính linh hoạt với nhiều biến số được dự liệu tương ứng với nhiều hình thức trả lương, tính logic, dễ sử dụng, có nguyên tắc nhất quán, được phân quyền chặt chẽ và theo đúng nguyên tắc quản lý.
<<<Đọc thêm:
Lợi ích của phần mềm tính lương Vhro mang lại cho doanh nghiệp