A. Tổng quan
Theo dõi phép cho nhân viên luôn là một vấn đề phức tạp và diễn ra trong khoảng thời gian dài liên tục kể từ khi nhân viên bắt đầu làm việc cho đến khi kêt thúc công việc của mình đa số các doanh nghiệp đều mắc phải một số trường hợp giải quyết lương sai cho nhân viên vì tính sô ngày nghĩ không chính xác. Nắm bắt được tình hình đó mà Phân hệ theo dõi phép trên phần mềm quản lý nhân sự VHRO được thành lập phân hệ theo dõi phép này cho phép đơn vị biết được cấu hình nghĩ phép, danh mục nghĩ phép, các quy định nghĩ phép... và theo dõi được chính xác số ngày nghĩ của nhân viên, theo dõi số ngày phép trong cả năm của nhân viên.

B. Các chức năng chính
1. Hệ thống gồm:

•    Danh mục nghỉ phép: Trong quá trình làm việc của người lao động trong các đơn vị, doanh nghiệp thì người lao động được phép nghỉ khi có những lý do cá nhân và ngày phép năm được quy định trong luật lao động. Và nhằm giúp nhân viên nhân sự dễ dàng hơn trong việc quản lý phép của người lao động phần mềm quản lý nhân sự Vhro đã tích hợp phần quản lý phép vào phần mềm.
•    Quy định phép năm: mã quy định, tên quy định, giá trị mặc đinh, áp dụng và ghi chú
•   Quy định phép thâm niên: Phép thâm niên là 1 quy định trong luật lao động nhằm hỗ trợ người lao động lâu năm được thêm thời gian nghỉ ngơi để có thể tiếp tục lao động đóng góp. Và luật quy định nhân viên có thâm niên đủ 5 năm thì được cộng thêm 1 ngày phép. Phần mềm quản lý nhân sự VHRO đã bổ sung tính năng tự động tính phép thâm niên nhằm giúp hỗ trợ nhân viên nhân sự trong quản lý phép thâm niên cho nhân viên.
•    Duyệt nghĩ phép: gồm có các ô lọc nhân viên. Phòng ban, ngày tháng năm xin nghĩ, ngày vào làm, ngày kí hợp đồng, số năm làm việc, số tháng làm viêc, số phép thâm niên, số phép trong năm và tổng phép
2. Quản lý nhân sự
a.  Qui định đi sớm về trễ
Trong doanh nghiệp hiện nay việc quản lý theo dõi nhân viên đang là những nỗi lo cho các nhà quản lý. Phải tạo được sự công bằng minh bạch trong khoảng thời gian làm việc của từng nhân viên. Nắm rõ được các thông tin cá nhân của từng người, lên lịch làm việc hợp lí. Hiểu được nỗi lo của các nhà quản lý công ty Vitda đã cho ra đời phần mềm quản lý nhân sự Vhro có thể kiểm tra việc đi sỡm về trễ của từng nhân viên đánh giá nhân viên được khách quan hơn, tạo được tính công bằng trong công ty.
Form quy định đi trễ về sớm giúp người quản lý căn cứ vào mức quy định mà trừ ngày công cho phù hợp. Giúp hạn chế tình trạng đi sớm về trễ của nhân viên.
Ở form quản lý quy định đi trễ về sớm này người quản trị sẽ đặt ra các khung biểu phạt theo từng mức độ vi phạm của nhân viên từ đó sẽ được trừ vào lương của nhân viên thể hiện tính công bằng chính xác với từng nhân viên.
Trong form quản lý đi trễ về sớm này người quản trị có thể thêm các quy định mới cho nhân viên hoặc có thể sửa lại thông tin đã đặt ra cho phù hợp với nhân viên.
b. Qui định chấm công
Form qui định chấm công sẽ giúp nhà quản trị dựa trên tình trạng đi trễ về sớm của từng nhân viên mà trừ công theo qui định đưa ra
c. Theo dõi đi trễ
Có lẽ một trong những công việc khó khăn nhất của nhà quản lý là đối phó với những nhân viên “có vấn đề”. Cho dù đó là vấn đề gì - sự chậm trễ về thời gian, thái độ ứng xử tuỳ tiện hay thực thi công việc thiếu hiệu quả.Nếu để vấn đề tiếp tục kéo dài hay tiến triển, chắc chắn hậu quả sẽ khó lường, bởi nó gây một ảnh hưởng tiêu cực tới bạn, tới toàn thể nhân viên, thậm chí làm xấu đi hình ảnh cũng như văn hóa công ty bạn.
Trong form quản lý theo dõi đi trễ này người quản trị có thể kiểm tra và theo dõi nhân viên theo từng phòng ban.
d. Theo dõi về sớm
Trong form quản lý theo dõi đi trễ này người quản trị có thể kiểm tra và theo dõi nhân viên về sớm theo từng phòng ban.
e. Duyệt đi trễ về sớm
Trong form duyệt đi trễ về sớm người quản trị có thể kiểm tra thông tin của từng nhân viên trong các khối văn phòng khác nhau, tính được tổng thời gian đi trễ của nhân viên dựa theo mức quy định của công ty đưa ra nhân viên nào đi trễ quá giờ xẽ bị trừ công
f. Xin nghỉ phép
Mỗi người lao động làm đủ 1 năm thì được nghỉ 12 ngày phép, nếu người lao động làm việc không đủ 1 năm thì được hướng số ngày phép tương ứng với số tháng làm việc (phải tính đủ số ngày trong tháng, ví dụ 1 tháng 25 ngày thì vẫn tính là 1 tháng). Khi nghỉ phép, nhân viên vẫn được hưởng đủ lương cơ bản, nếu cuối năm mà nhân viên không sử dụng hết số ngày phép thì sẽ được công ty thanh toán số tiền lương cơ bản tương ứng với số ngày phép chưa nghỉ. Form quản lý xin nghỉ phép cho phép doanh nghiệp lưu thời gian làm thêm giờ, nghỉ phép, nghỉ bệnh, nghỉ thai sản, nghỉ tang ba mẹ và nghỉ vì lí do cá nhân. Doanh nghiệp có thể theo dõi thời gian nghỉ phép, kể cả được trả lương hay không và còn lại bao nhiêu ngày phép cho mỗi nhân viên.
g. Theo dõi phép năm
Người lao động sau đủ 12 tháng làm việc thì được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương theo thời gian như sau: 12 ngày làm việc đối với người lao động làm việc trong điều kiện bình thường; 14 ngày làm việc đối với người làm công việc nặng nhọc, nguy hiểm; và 16 ngày làm việc đối với người lao động làm các công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại. Form theo dõi phép năm cho phép theo dõi nhân sự một cách chính xác, dễ sử dụng tiết kiệm chi phí và nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp hoặc công ty.

Xem thêm thông tin tại https://vhro.vn/blog/thu-vien/vhro-phan-mem-quan-ly-nhan-su-online-toi-60726.html