Giao việc là một kỹ năng của người quản lý nhằm chia việc cho nhân viên. Mục đích là giảm bớt phần việc của người lãnh đạo. Bên cạnh đó là tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực và phát triển các kỹ năng có ích cho công việc.
Giao việc không đồng nghĩa với “đùn đẩy” trách nhiệm. Người quản lý không nên giao việc cho bất cứ ai mà không tính toán hay nghiên cứu gì. Bởi giao việc không đúng cách thì người lãnh đạo sẽ gánh chịu nhiều hậu quả. Đơn cử như:
Rõ ràng, khi thực hiện việc giao việc một cách khoa học và hiệu quả, bạn sẽ có được rất nhiều những lợi ích sau đây:
Nếu bạn vẫn luôn đi tìm câu trả lời cho câu hỏi: Làm thế nào để nhân viên làm việc hiệu quả thì hãy ghi nhớ 7 bước để giao việc nhân viên hiệu quả ngay sau đây:
Đầu tiên, đi kèm với giao việc hãy phân quyền cho cấp dưới của bạn. Hướng dẫn thật kỹ càng với phần việc bất kỳ được giao. Rằng họ sẽ được bạn phân quyền ra sao, tới đâu và được giải quyết công việc thế nào. Họ có quyền tham gia đóng góp ý kiến thế nào và kêu gọi sự hỗ trợ từ ai. Hãy hướng dẫn rõ ràng và càng cụ thể càng tốt để nhân viên của bạn định hướng rõ ràng để xử lý công việc.
Đây là bước bạn không nên bỏ qua, tránh trường hợp “bỏ con giữa chợ”. Hãy chắc chắn là bạn đã hướng dẫn, đào tạo cho nhân viên của bạn rõ về các quy trình xử lý vấn đề. Không nhất thiết phải chi tiết nhưng cần tổng quan. … để họ nắm rõ và biết mình phải làm gì.
Trong quá trình nhân viên giải quyết công việc, hãy thường xuyên theo dõi và kịp thời động viên. Nếu họ đi sai hướng, hãy chỉ dẫn lại đúng đường. Nếu họ đang làm rất tốt, hãy đừng tiết kiệm một vài lời động viên, thăm hỏi. Có như thế thì nhân viên của bạn mới không cảm thấy một mình. Họ sẽ tự tin vì luôn có sự hậu thuẫn từ lãnh đạo. Từ đó góp phần xây dựng văn hóa DN tốt hơn.
Nghe thì có vẻ chung chung, nhưng chính xác thì bạn phải biết cách giao việc hiệu quả. Đánh giá năng lực của từng nhân viên với nhiệm vụ được giao. Từ đó có sự bố trí nhân sự hợp lí Công việc này thì nên giao cho ai và không nên giao cho ai? Làm sao để phát huy được sở trường của họ, khiến họ hứng thú? Làm thế nào có thể rút ngắn thời gian xử lý công việc? Đây là những điều mà nhà quản lý phải hết sức cân nhắc.
Cung cấp thông tin đầy đủ về công việc gồm: dữ liệu về công việc, workplace, quy trình phối hợp, quy trình báo cáo, nhận thêm thông tin từ ai, nếu phát sinh vấn đề thì trao đổi công việc cùng ai, tìm kiếm sự hỗ trợ từ ai, từ phòng ban nào,… Hãy chắc chắn là bạn đã không bỏ sót bước này nhé! Vì nếu không, bạn sẽ tốn thêm thời gian để giải đáp những vấn đề này một cách lẻ tẻ. Dẫn đến công việc bị trì trệ và kéo dài thời gian xử lý cần thiết.
Hành động này sẽ khiến nhân viên cảm thấy được coi trọng. Được đóng góp ý kiến vào công việc mà mình xử lý sẽ cho nhân viên cảm nhận được sự chủ động. Cho phép cấp dưới tham gia quá trình ra quyết định sẽ truyền động lực cho nhân viên. Họ sẽ coi đây chính là việc của mình và cố gắng hết sức để hoàn thành tốt nhất.
Hãy cho nhân viên của mình đủ quyền hạn và trách nhiệm để có thể giải quyết công việc tối nhất. Tuy nhiên, phải đảm bảo vai trò và quyền hạn này phải tương xứng với công việc được giao. Tránh trường hợp một người tham gia vào nhiều phần công việc nhưng lại không có quyền hạn đưa ra ý kiến với công việc đó. Từ đó dẫn đến sự thất vọng và những lục đục không đáng có trong nội bộ doanh nghiệp.
Tóm lại, giao việc tưởng đơn giản nhưng để có thể giao việc hiệu quả, đòi hỏi người quản lý phải trang bị khá nhiều kỹ năng như: kỹ năng phân tích đội ngũ nhân sự, kỹ năng quản trị mối quan hệ và kỹ năng quản lý công việc. Khi đó, nhà quản lý mới có thể tối ưu hóa được nguồn nhân lực của doanh nghiệp, giúp quy trình vận hành công việc trong tổ chức được trơn tru và hợp lý, góp phần mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp và mỗi một nhân viên. Hy vọng bạn đã có thêm những tips hay cùng với qua bài viết trên đây.