Ủy quyền là 1 trong những kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả. Nếu không có năng lực ủy quyền, bạn sẽ không thể phát huy hết khả năng của bản thân trong vai trò quản lý.

Quản lý được hiểu là “tạo thành quả thông qua người khác”. Bản chất của quản lý là giao việc. Nhiều nhà quản lý không sẵn sang ủy quyền, điều này làm hạn chế chính cơ hội thăng tiến của họ.

ỦY QUYỀN CÓ LỢI ÍCH

Việc ôm đồm quá nhiều trách nhiệm khiến họ không mở rộng tri thức và cống hiến cho công ty.

-Mở rộng các việc bạn có thể làm

-Công việc của bạn tang cả lượng và chất

-Tăng năng lực của người dưới quyền và bạn sẽ mạnh hơn nhờ họ

Ủy quyền là kỹ năng có thể học hỏi:

- Các bạn cảm thấy lúng túng khi ủy quyền, nhưng đừng ngại

- Bạn sẽ có được nhiều thứ hơn khi bạn biết ủy quyền và giám sát sự ủy quyền đó.

Vấn đề là nhiều người quản lý vẫn cảm thấy “rất khó” khi giao việc và đây là các định kiến cản trở việc ủy quyền:

1.Không có đủ thời gian để ủy quyền: Không bao giờ có đủ thời gian để làm tốt việc gì đó nhưng luôn phải đủ thời gian để làm lại. Chúng ta luôn đủ thời gian để ủy quyền hiệu quả. Giao nhiệm vụ rõ rang là cách hiệu quả nhất để sử dụng thời gian có hiệu quả của bạn.

2.Nhân viên không đủ năng lực: Các nhà quản lý thường đánh giá thấp khả năng của nhân viên, cách duy nhất để bạn kiểm tra năng lực là bạn trao quyền và trách nhiệm cho họ để họ có thể phát huy. Khi bạn biết cách khai thác năng lực của họ, họ sẽ làm tốt hơn cho bạn

3.Tự mình làm là tốt nhất: Bạn sẽ chỉ là 1 nhân viên xuất sắc và không thể tiến bộ trong quản lý. Định kiến này khiến bạn giậm chân tại chỗ và tụt dốc. Bạn không thể thay đổi từ việc thực hiện sang việc quản lý. Và đó là sự thất bại của bạn.

4.Mất quyền lực khi ủy quyền: Các nhà quản lý ích kỷ thường nghĩ như vậy. Nhưng khi bạn quản lý, bạn có thể nắm rõ các công việc khi bạn có người để ủy quyền và chịu trách nhiệm.

5.Thành thạo việc gì cứ ôm việc đấy: Bạn nên giao cho người khác công việc mà bạn đã thành thạo , bạn không nên ôm việc mà bất kỳ ai cũng có thể thành thạo. Thực hiện nguyen tắc 70%, ai làm được 70% việc đó thì bạn nên ủy quyền. Chúng ta có khuynh hướng rơi vào thói quen làm việc mình ưa thích, công việc đã đưa bạn đến đỉnh cao này. Mà bạn nên buông bỏ để đón nhận những công việc mới thử thách hơn.

Do giao việc và hướng dẫn nhân viên là hai việc liên quan đến nhau, nên khi tách riêng chuyện giao việc thì những lý do trên nghe rất hợp lý. Nếu điều chỉnh lại một chút, kết hợp song song giao việc và hướng dẫn nhân viên, thì nhà quản lý có thể thoát những lý do “rất khó” nêu trên.

Giao việc là tất nhiên, không phải là một ngoại lệ. Xem đó là một quy luật, chứ không phải một ngoại lệ, giao việc càng nhiều càng tốt và làm cho vai trò làm quản lý tốt lên.

Hiểu rõ đội ngũ nhân viên. Người quản lý hiểu rõ ai có khả năng làm việc được đến đâu, họ biết rằng khi giao việc là giao cơ hội học hỏi và phát triển cho nhân viên. Thậm chí họ ước lượng khá chính xác được thời gian hoàn thành công việc được giao của mỗi nhân viên.

Đặt các mục tiêu rõ ràng. Với nhân viên, khi giao việc cần làm rõ bốn điều sau:

(1) Kết quả công việc được mong đợi;

(2) Thời gian hoàn thành công việc;

(3) Lý do chính mà mục tiêu công việc được nêu ra; 

(4) Có các mục tiêu trung gian nếu cả người quản lý lẫn nhân viên đều biết công việc cần phải được theo dõi theo thời gian.

Trao đổi cách làm. Thảo luận với nhân viên về cách làm, để họ hiểu thêm và làm cho đúng. Chuẩn bị cho việc này, có thể tham khảo 10 điều sau đây, chia ra theo năm nhóm (What – Việc gì, Who – Ai làm, When – Khi nào, How – Như thế nào và Why – Lý do vì sao), do Owen nêu ra:

- Việc được giao: (1) Biết rõ về kết quả công việc: Biết rõ mục tiêu và công việc sẽ có kết quả ra sao như mong muốn; (2) Cố gắng giao mọi việc: Biết rõ là bạn tạo giá trị qua vai trò của mình bằng cách hỗ trợ nhân viên và có thể tự đảm trách một vài dự án. Mọi việc khác nên giao việc; (3) Giao những việc thú vị và thách thức: Cho nhân viên cơ hội phát triển; tin họ sẽ phát triển và làm được việc; (4) Không bao giờ đẩy trách nhiệm hoặc lời than phiền cho người khác: Nếu sai lầm, hãy chịu lời than phiền thay cho nhân viên.

- Giao việc cho ai: (5) Giao việc cho đúng người: Giao việc cho cả hai hướng đi xuống nhân viên và đi lên cấp trên. Không nên làm người hùng cô đơn; (6) Quan sát sự quá tải: Xem xét các dấu hiệu căng thẳng như khó chịu, bệnh hoạn, mệt mỏi, đãng trí và gây lỗi. Sẵn sàng thu hồi lại việc đã giao và cân đối công việc.

- Thời gian trong giao việc: (7) Biết rõ thời hạn, những bước đi và lúc báo cáo: Không theo dõi chi ly nhưng cần nêu trước những kết quả phải có vào những thời điểm rõ ràng.

- Cách làm việc: (8) Uyển chuyển về phương pháp làm việc: Không ấn định cách làm việc cho nhân viên, hãy để họ quyết định sau khi thảo luận lúc giao việc; (9) Phân quyền và hỗ trợ nhân viên: Cung cấp điều kiện, nguồn lực cần cho công việc. Hỏi nhân viên những gì họ muốn có và những gì đang cản trở họ.

- Lý do cần công việc này: (10) Biết rõ lý do công việc này giúp cho mục tiêu nào được hoàn thành: Giải thích sự đóng góp của kết quả việc được giao vào kế hoạch hoàn thành mục tiêu của công ty.

Theo dõi công việc. Giao việc chứ không phải khoán trắng công việc và trách nhiệm. Người quản lý vẫn nhận toàn bộ trách nhiệm cho kết quả cuối cùng. Do vậy vẫn phải theo dõi công việc, trong đó quan trọng là ba điều: Luôn sẵn sàng hướng dẫn nhân viên làm công việc đã giao cho họ; theo dõi tiến độ và thảo luận với nhân viên khi bắt đầu công việc; thừa nhận đóng góp và sự thành công của nhân viên khi công việc hoàn thành.

Các bạn cũng lưu ý một số nguyên tắc sau:

1.Lập kế hoạch để tiết kiệm thời gian: Mục tiêu ủy quyền, nghĩ trước khi ủy quyền...

2.Đặt đúng câu hỏi: Tôi đang cố gắng gì? Làm sao để đạt được? Có cách nào tốt hơn không?  

3.Trở thành cố vấn quản lý của bản thân: Giả thiết nào đúng? Ý tưởng nào tốt?

4.Có nên tự làm mọi việc? Tự bạn quyết định?

5.Tìm đúng người: Người phù hợp và có khả năng là người như thế nào?

6.Thuê ngoài:

7.Lên kế hoạch thực hiện ủy quyền

Hỗ trợ phần mềm tại đây.