Giao việc đúng cách cho nhân sự tưởng chừng đơn giản nhưng đây là kỹ năng chẳng hề nhà quản lý nào cũng có? Vậy, làm thế nào để nhà quản lý có thể giao việc hiệu quả cho nhân viên?
Theo John Hunt – giáo sư tại trường kinh tế London: Chỉ 30% nhà lãnh đạo nghĩ rằng họ có thể sử dụng tốt nhiện vụ giao việc cho nhân viên. Và chỉ ⅓ trong số đó được cấp dưới của họ xác nhận là nhà lãnh đạo giao việc tốt. Điều này đồng nghĩa với chỉ 1/10 các nhà lãnh đạo thực sự biết hướng dẫn giao việc cho nhân sự.
Với các vị trí lead giống như trưởng nhóm, doanh nhân hay ở một vị trí có thẩm quyền tương tự, giao việc là chiếc chìa kiềm hãm tối đa hóa năng suất và kết quả công việc. bên cạnh đó, có nhiều doanh nhân và nhà lãnh đạo không biết hướng dẫn giao việc hiệu quả hoặc không sẵn sàng sử dụng điều đó trừ khi họ thực sự phải làm.
Giao việc là một kỹ năng , như bất kỳ kỹ năng nào cũng có thể được học và refresh theo thời gian. Dưới đây là 5 phương pháp bạn có thể áp dụng tiếp tục để kỹ năng giao việc được nâng cao và hoàn thiện hơn.
Nên nhớ “Chọn đúng người, giao đúng việc”
Nếu nhà cai quản giao việc cho những người nhân viên không thích hợp hoặc không có cấp độ sử dụng công việc đó, kết quả sẽ không đúng với những điều nhà cai quản trông mong và thậm chí còn tệ hơn. thích hợp đó, giao việc không đúng người còn dẫn đến những cuộc cãi vã, bất đồng ý kiến giữa nhà quản lý và nhân sự.
Tháng 2/2014, Gallup vừa mới xây dựng Strengths Orientation Index (tạm dịch: chỉ số về điểm mạnh) để nghiên cứu sự cố gắng của nhân viên khi được quản lý giao công việc thích hợp với cấp độ. kết quả chỉ ra rằng trong 1003 lao động Mỹ thì có 61% nhân viên cảm thấy hứng thú với những nhiệm vụ được giao thêm vào với điểm mạnh cá nhân.
Giao việc cho nhân viên chẳng hề câu chuyện chọn người đứng đầu. Một nhà thống trị tốt khi giao việc sẽ nghiên cứu, nhìn nhận điểm hay, kỹ năng, chuyên môn của từng nhân viên bằng nhiều mẹo giống như mô hình ASK hay khung năng lực kết quả. Điều này sẽ làm nhà thống trị chọn đúng người, giao đúng việc. Ví dụ: Nếu người nhân viên có kỹ năng về toán học, nhà thống trị đủ sức giao cho nhân sự đó những công việc đòi hỏi sự tổng hợp.
Trao quyền tự chủ hiệu quả
Quyền tự chủ là nơi tự do mà ở đó nhân sự có thể phát huy tốt nhất năng lực của mình. Ở những môi trường năng động, đòi hỏi sự sáng tạo thì quyền tự chủ là điều kiện cần để thúc đẩy chất lượng công việc. Ngoài ra, trao quyền tự chủ cho nhân viên không đồng nghĩa nhà quản lý để mặc nhân viên tự sử dụng theo ý thích mà cần có những khuôn khổ, rào cản nhất định.
Dưới đây là 5 cách giúp nhà thống trị trao quyền tự chủ cho nhân sự kết quả hơn:
Định hình mục đích chung: Nhà quản lý cần hiển nhiên rằng toàn bộ nhân viên đều thấm nhuần tầm nhìn, sứ mệnh và kế hoạch chung của cả đơn vị. Điều này sẽ khiến hành động của nhân sự không chỉ giúp cho mục tiêu một mình họ mà còn giúp sức cho cả công ty. do đó, các nhà cai quản cần thường xuyên thảo luận với nhân sự để nhân sự đủ sức hiểu và đồng ý với các mục tiêu đề ra.
Không lên án sai lầm: Khi trao quyền tự chủ cho nhân sự, nhà thống trị muốn nhân sự sẽ có những ý tưởng, những hướng dẫn làm mới và những cái mới không thể tránh được sai lầm. Vì vậy, nhà quản lý không nên quá khó tính với những sai lầm mà nên coi đó là một thời cơ giúp nhân viên tập luyện năng lực sáng tạo, đổi mới và giúp nhân sự trưởng thành hơn.
Duy trì tương tác: Theo mô ảnh thống trị tự chủ, sự hiện diện của cấp trên không quá nhiều. Mọi sự cai quản đều theo những quy tắc, quy định, khuôn khổ được xây dựng rõ ràng. bên cạnh đó, không vì vậy mà các nhà thống trị không giám sát công việc của nhân viên. Mỗi tháng, nhà quản lý nên đơn vị ít nhất 1 cuộc họp để update trình trạng công việc và đưa ra định hướng cho dự án mới.
Lựa chọn nhân sự trao quyền tự chủ: không hề nhân sự nào cũng thích hợp để sử dụng việc theo mô ảnh tự chủ. Những nhân sự mới, nhân viên sử dụng những công việc cần sự tương tác hàng ngày là những phân khúc k phù hợp làm việc tự chủ mà cần sự giám sát hoặc tương tác tiếp tục. do vậy, nhà quản lý cần dựng lại nhân viên nào thích hợp với mô ảnh sử dụng việc nào để trao quyền tự chủ một cách chính xác.
Xây dựng niềm tin cho nhân viên: Dù có được trao quyền tự chủ, kết quả công việc của nhân viên cũng sẽ kém nếu nhân sự không tự tin vào bản thân và phát huy hết mức độ của mình. Nhà cai quản hãy chú ý, thấu hiểu nhân viên. Một khi nhà cai quản tạo được cho nhân viên cảm giác rằng cấp trên hiểu mình, nhân sự sẽ nhận thức được trị giá bản thân, tự tin hơn và thể hiện chính mình tốt hơn.
Phổ biến cách làm và kết quả mong muốn của dự án
Nếu nhà quản lý không truyền đạt cho nhân sự những mong đợi của nhà thống trị bằng thuật ngữ rạch ròi và chính xác, kết quả đạt được sẽ không giống như ý. Đây là nguyên nhân tại sao khi giao việc, nhà thống trị nên đề cập đến những chủ đề sau:
Kết quả trông mong phải rạch ròi và có tiêu chuẩn đánh giá
Thời gian quan trọng để hoàn thành nhiệm vụ
Lượng tài nguyên tối đa và các công cụ được dùng
Tên và cấp bậc của các bên liên quan
Báo cáo nên được gửi khi nào và như thế nào
Ví dụ: nếu nhà quản lý muốn giao việc lập báo cáo về tất cả các khiếu nại nhận được liên quan đến một sản phẩm của doanh nghiệp, nhà thống trị sẽ giao việc như sau: Lập báo cáo 500 từ về khiếu nại của khách hàng liên quan đến chức năng ghi chú email và gửi cho tôi qua email trước 1:30 chiều.
Tiêu chí phân tích hiệu quả công việc là nhân tố quan trọng nhằm tạo tính minh bạch mà bất kỳ nhân sự nào cũng phải nắm được. phổ biến tiêu chí nghiên cứu sẽ làm nhân sự có động lực và mục đích rạch ròi hơn để hoàn thành nghĩa vụ được giao.
Một điều nhà thống trị cần note khi đa dạng hiệu quả là không nên quá cầu toàn. Nỗi ám ảnh của nhà cai quản về việc trở nên hoàn hảo đủ sức kéo đến sự can thiệp tiếp tục vào công việc của nhân viên. Nhà thống trị sẽ không có khi nào ưng ý với công việc của cấp nhân viên, kết quả sẽ là các cuộc họp và sửa đổi vô tận. Điều này cuối cùng sẽ khiến cấp dưới phát điên. Nếu ai đó đủ sức hoàn thành một nghĩa vụ ở mức 80-90%, thì hãy để họ hoàn thành nó.
Ghi nhận, đánh giá kết quả công việc của nhân viên một phương pháp tích cực
Khi giao nhiệm vụ, người quản lý không chỉ share trách nhiệm với nhân viên mà còn chia sẻ kết quả và phần thưởng xứng đáng. Nếu thống trị hài lòng với công việc và những thể hiện của nhân viên trong công việc, hãy cho người nhân viên đó biết. Điều này sẽ đem lại trị giá tinh thần to lớn, thúc đẩy nhân viên tăng trưởng bởi một trong những động lực lớn nhất so với nhân viên là được cấp trên nghiên cứu cao.
Sự xác nhận không nhất thiết phải là tiền thưởng hay những sự kiện trao giải xa hoa. Nó đủ nội lực đơn giản chỉ là một cái vỗ lưng, một lời khen chân thành hoặc một mail cám ơn hay một lời chào thân thiện tại kênh làm việc.
Có một điều note thêm là nhà thống trị cần luôn nhớ đề cập rạch ròi tên các nhân sự đã làm cùng họ trong một nghĩa vụ hoặc dự án. Những nhân viên đó sẽ cảm thấy được tôn trọng và hào hứng hơn để nhận những Nhiệm vụ mới trong tương lai.
Đề ra các checkpoint để có những góp ý kịp thời về công việc
Giao việc không đồng nghĩa với việc nghĩa vụ đó không còn là trách nhiệm của nhà quản lý. Mặc dù nhà cai quản đủ sức đang cho biết nghĩa vụ rất chi tiết, nhưng nó không đảm bảo nhiệm vụ sẽ được hoàn thành theo trông mong.
Nhà quản lý cần phải tiếp tục theo dõi công cuộc, đề ra các checkpoint và yêu cầu nhân viên cải tiến công việc liên tục. Điều này giúp đảm bảo những người nhân sự được giao việc đang đi đúng hướng. bên cạnh đó, theo dõi tiến độ công việc sẽ làm các nhà quản lý có thể sửa chữa kịp thời nếu có bất kỳ lỗi nào xảy ra nhằm tránh phung phí thời gian, năng lượng và tài nguyên.
Theo nghiên cứu từ SHL – công ty chuyên về kiểm tra tâm lý tại Mỹ – các nhà lãnh đạo thường mất khoảng 14% thời gian để sử dụng lại những công việc nhân sự làm không kết quả và sửa lại những lỗi sai trong tiến trình sử dụng việc của nhân sự. trạng thái này rất đa dạng ở những đất nước có khoảng phương pháp quyền lực cao giống như Hong Kong (24%) và Ấn Độ (20%).
Bạn có biết, hơn 75% nhân sự tin rằng phản hồi về công việc thật sự rất quan trọng? Điều này chứng tỏ nhân sự rất mong muốn biết công việc của mình được nghiên cứu thế nào và làm sao để để họ có thể thay đổi chất lượng công việc.
Để nâng cao kết quả giao việc, bên cạnh việc đề ra checkpoint theo dõi sát sao tiến độ, các nhà quản lý cũng nên có những phản hồi nhằm cho nhân viên biết nhà thống trị luôn theo dõi công cuộc công việc và nhân viên có thể kịp thời sửa chữa sai sót.
Các công ty có thể sử dụng nhiều công cụ để vừa support tạo checkpoint theo dõi tiến độ, vừa có thể mang ra góp ý kịp thời. ngày nay, một trong những tool hỗ trợ được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất trong quá trình giao việc là software quản lý công việc. Tại đây, nhà quản lý có thể giao việc Trực tuyến, đặt deadline, tạo subtask và mang ra phản hồi công việc kịp thời.
Để đáp ứng được nhu cầu của bạn, từ giao việc, theo dõi công việc đến cập nhật kết quả cuẩ nhân viên. Bạn có thể tham khảo phần mềm quản lí nhân sự VHRO tại đây: vhro.vn
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.Đóng
Thông báo
Vui lòng đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thao tác.
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.
Đóng
