Nhiều người bạn của tôi đang làm giám đốc điều hành (CEO) ở các công ty đều tỏ ý muốn ủy quyền cho cấp dưới để mình có thời gian tập trung vào những công việc quan trọng, phù hợp hơn với vai trò vị trí của một CEO.

Tuy nhiên, điều mà họ băn khoăn là làm sao có thể kiểm soát hữu hiệu việc thực thi ủy quyền, vì theo luật, khi ủy quyền cho cấp dưới thì người ủy quyền cũng phải chịu trách nhiệm. Các CEO từng bị cấp dưới lạm dụng việc được ủy quyền, đặc biệt để xảy ra bê bối về tiền bạc, thì lại càng có tâm lý lo ngại khi nói tới chuyện ủy quyền.

Ở bài viết này, tôi xin chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc thực hiện và kiểm soát ủy quyền ở doanh nghiệp.

Trước hết, muốn ủy quyền cho ai thì điều đầu tiên là phải có... quyền. Trong một công ty thì đó là các chức danh có quyền được quy định trong Luật Doanh nghiệp và trong bản điều lệ công ty, tức chủ tịch và tổng giám đốc (hay giám đốc). Người có quyền là chữ ký của họ có giá trị bắt buộc những bộ phận, cá nhân liên quan phải thực hiện, do vậy, được “đề xuất” không phải là quyền! Quyền được thể hiện trên nhiều lĩnh vực: điều hành, kế hoạch, tài chính, nhân sự, điều động tài sản...

Nội dung ủy quyền phải bằng văn bản và hết sức cụ thể, chặt chẽ, phạm vi giới hạn rõ ràng, tuyệt đối không thể hiểu đa nghĩa để tránh bị lạm dụng và chỉ nên ủy quyền trong một thời hạn nhất định. Ví dụ ủy quyền cho chức danh X được ký duyệt chi tối đa 50 triệu đồng/lần thì cần nói thật rõ là chi cho nội dung gì, có giới hạn số lần trong ngày, trong tuần hay không. Ở nhiều công ty, người ta ghi rõ: được quyền ký duyệt chi mua vật tư phục vụ sản xuất tối đa không quá 50 triệu đồng/lần nhưng khống chế không quá 250 triệu đồng/ngày và mua theo định mức dự trữ của công ty. Quá hạn mức này, phòng tài chính không được chi tiền và phải báo cáo sự việc.

Trong ủy quyền, quan trọng nhất là quy định các điều kiện mà người được ủy quyền phải tuân thủ trong khi thực hiện việc ủy quyền. Có hai loại quy định: quy định về tiêu chuẩn công việc cần đạt khi được ủy quyền và quy định việc kiểm soát nội bộ trong quá trình thực hiện ủy quyền.

Chẳng hạn khi tổng giám đốc ủy quyền cho giám đốc kinh doanh ký hợp đồng thuê mặt bằng để phát triển chuỗi cửa hàng thì có thể quy định các điều kiện về tiêu chuẩn công việc được ủy quyền như: địa điểm phải tọa lạc trên đường hai chiều, ấn định mặt tiền tối thiểu, lưu lượng người qua lại vào giờ cao điểm, khoảng cách giữa các cửa hàng, giá trần tối đa một mét vuông..., và thông báo rộng rãi trong nội bộ công ty để tiện cho việc kiểm soát chéo. Hoặc quy định việc duyệt chi công tác phí thì theo chế độ được duyệt, duyệt xuất vật tư thì theo định mức của công ty...

Với cách làm này, người ủy quyền có thể yên tâm làm công việc quan trọng hơn hay đi công tác dài ngày ở nước ngoài và có đủ cơ sở rõ ràng để tổ chức hậu kiểm, còn người được ủy quyền thì biết rõ yêu cầu của cấp trên để thực hiện đúng.

Quy định việc kiểm soát nội bộ là quy định trách nhiệm của các phòng ban liên quan trước và sau khi hành vi ủy quyền được thực hiện. Chẳng hạn, phòng tài chính kế toán có trách nhiệm kiểm soát hạn mức chi được ủy quyền trong ngày, tuần, tháng, nếu để vượt hạn mức thì phải chịu trách nhiệm liên đới; phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm kiểm tra định mức nguyên vật liệu, hậu kiểm hay tiền kiểm là tùy công ty.

Quy định kiểm soát nội bộ còn là sự ấn định thể thức, trình tự công việc, các địa chỉ nhất thiết phải gửi thông tin về xử lý công việc theo ủy quyền. Chẳng hạn, nếu tổng giám đốc nắm tổ chức nhân sự, khi đi vắng có thể ủy quyền cho một phó tổng giám đốc quyết định thay mình trên cơ sở đề xuất của giám đốc nhân sự. Một quyết định mua lô vật tư theo ủy quyền phải được gửi đến các phòng tài chính kế toán, sản xuất, cung ứng vật tư, kiểm soát chất lượng...

Việc kiểm soát nội bộ trong quá trình thực hiện ủy quyền sẽ rất thuận lợi khi doanh nghiệp xử lý công việc qua mạng nội bộ (intranet) vì cùng lúc các địa chỉ nhất thiết phải biết về sự việc đều nhận được đầy đủ thông tin và nếu thiếu sót thì dễ dàng phát hiện để kịp thời bổ sung.