Bên cạnh các sản phẩm phần mềm HRM thu phí, tốn lượng chi phí lớn với thời gian triển khai tương đối lâu dài để doanh nghiệp có thể đưa vào triển khai, thì còn lại, rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí được quảng cáo với những ưu đãi thu hút. Tuy nhiên liệu những giải pháp miễn phí trên có thật sự “miễn phí”?

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí có phải là một khái niệm mới?

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí là giải pháp được trang bị những chức năng cơ bản trong quản trị nguồn lực. Với HRM miễn phí, người sử dụng không phải trả bất kỳ chi phí nào, không hạn chế thời gian sử dụng, có thể tải tự do về dùng từ Internet, có thể sao chép và sử dụng phần mềm đó, và người sử dụng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm với những thỏa thuận bản quyền cam kết giữa hai bên.
Một số vấn đề của doanh nghiệp như chi phí chưa lớn hay chưa thực sự tìm ra một phiên bản phù hợp, thì việc trải nghiệm với các HRM miễn phí sẽ là lựa chọn thông minh. Thế nhưng phần mềm quản trị nhân lực miễn phí có rất nhiều bất cập cho doanh nghiệp của bạn:
 

Các phần mềm nhân sự miễn phí có thể tải xuống vô cùng dễ dàng
 

1. Khó lựa chọn phần mềm phù hợp
Thông qua mạng internet, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm được những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí để đưa vào sử dụng. Thế nhưng, đây là các phiên bản nháp chưa hoàn thiện nhằm thử nghiệm khả năng hoạt động. Do đó, đôi khi doanh nghiệp đang sử dụng thì phải ngừng lại do phía công ty viết phần mềm gặp vấn đề. Điều này làm cả hệ thống bị trì trệ, ảnh hưởng không nhỏ tới doanh nghiệp đang phải sử dụng do việc lưu trữ các dữ liệu.

2. Sau thời gian miễn phí sẽ yêu cầu trả thêm tiền để được sử dụng
Đó là câu chuyện của bất kỳ phần mềm miễn phí nào. Việc tung ra các bản miễn phí như vậy nhằm thu hút hay quảng bá cho phía triển khai cũng như là bản nháp cho phần mềm sau này của họ hoàn thiện hơn. Việc tính phí luôn không được thông báo trước, nó được đề cập nếu doanh nghiệp bạn cảm thấy cần mở rộng hoặc ngay khi bạn đang sử dụng liền yêu cầu trả phí. Ngoài ra, phần mềm HRM miễn chỉ hỗ trợ những tính năng như lưu trữ thông tin nhân sự, chấm công,… Điều này khiến cho doanh nghiệp không có những trải nghiệm đầy đủ như một phiên bản HRM thông thường.

3. Doanh nghiệp phải có sẵn nhân sự am hiểu mới có thể sử dụng
Đối với những giải pháp công nghệ, doanh nghiệp luôn cần một bên hỗ trợ sử dụng để có thể đưa vào vận hành một cách hiệu quả. Tuy nhiên, đối với những giải pháp miễn phí, đơn vị của bạn sẽ không được cung cấp dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Điều này khiến doanh nghiệp gặp những khó khăn trong sử dụng.
Đối với những giải pháp công nghệ, doanh nghiệp luôn cần một bên hỗ trợ sử dụng để có thể đưa vào vận hành một cách hiệu quả
Trong khi đó, những giải pháp HRM thông thường sẽ được nhà triển khai cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhằm đảm bảo các vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình, khách không hiểu cách dùng. Ngoài ra, nhà cung cấp cũng có chương trình hỗ trợ đào tạo, huấn luyện từ cơ bản đến chuyên sâu cho các nhân viên trong doanh nghiệp cách sử dụng, vận hành của hệ thống và dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau khi dự án kết thúc.

4. Rủi ro bảo mật lớn

Thống kê cho thấy, hầu hết các sản phẩm miễn phí trên thị trường hiện nay đều có chứa mã độc hoặc chứa nội dung điều hướng người dùng sang nguồn mã độc. Người dùng có thể dễ dàng download rất nhiều loại ứng dụng, phần mềm vào các thiết bị smartphone, tablet và máy tính cá nhân, văn phòng của họ. Mặc dù người dùng tải về ứng dụng hoàn toàn miễn phí, nhưng những người viết ứng dụng lại kiếm được lợi nhuận từ người dùng thông qua việc quảng cáo và thu thập dữ liệu cá nhân, và đó chính là mầm mống của mã độc. Điều này khiến cho dữ liệu doanh nghiệp bị ảnh hưởng, có thể gây ra những khó khăn trong kinh doanh.