ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin chính xác. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn khác nhau và có thể tìm thấy nhiều số liệu khác nhau (Tài chính kế toán có con số doanh thu riêng, kinh doanh có một con số khác và những đơn vị khác có thể có số liệu khác để tổng hợp thành doanh thu của cả công ty). Với hệ thống ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ bởi vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực.
Hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng.

Phân hệ quản lý kho hàng trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên giúp sắp xếp hợp lý các qui trình quản lý nhân sự và tính lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công.
Phân hệ kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các qui trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.

Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
 

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty sản xuất nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong qui trình sản xuất. Chẳng hạn, nếu công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các qui trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty.
Một chuyên gia về quản lý doanh nghiệp của tập đoàn PwC cho rằng nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP.
Quá trình hội nhập nền kinh tế là quá trình tất yếu và không lâu nữa. Đứng trước thời điểm này, các doanh nghiệp đang nhanh chóng tìm cách nâng cao khả năng cạnh trạnh ngay khi thị trường thương mại mở cửa và các công ty nước ngoài tràn vào. Một điều đơn giản có thể nhận thấy là nếu các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh với các công ty nước ngoài thì cũng sẽ mất đi khả năng cạnh tranh ngay với các đối thủ trong nước. Việc ứng dụng một hệ thống quản trị bằng phần mềm, theo kết quả thống kê từ những công ty đã triển khai ERP, có thể giảm thời gian tối đa cho một đơn hàng từ 15 ngày xuống khoảng thời gian tối thiểu là 2 ngày; cải tiến các dịch vụ đáp ứng khách hàng từ 50% lên trên 90% gia tăng năng lực kinh doanh, doanh số và lợi nhuận, giảm chi phí… Đó quả là những hứa hẹn hấp dẫn mà các doanh nghiệp mong muốn.
Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?
Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn biết trước các quy trình hiện tại liệu có phù hợp với gói ERP chuẩn trước khi ký hợp đồng và triển khai hệ thống ERP. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty từ bỏ những dự án ERP hàng triệu đô-la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ được các quy trình kinh doanh chính của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ có thể làm: một là, họ có thể thay đổi quy trình kinh doanh để thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hai là, họ có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quy trình kinh doanh hiện tại, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, phát sinh nhiều lỗi tiềm ẩn trong hệ thống và việc nâng cấp phiên bản mới từ nhà cung cấp ERP sẽ khó khăn vì những phần tùy chỉnh (customization) và viết mới có thể không tương thích với phiên bản mới.
Cần phải nói là để đi đến được dự án ERP thì phạm vi và giá cả của dự án đủ để làm hầu hết các CFO bối rối. Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu về tư vấn, sắp xếp lại các quy trình kinh doanh, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác trước khi thấy được những lợi ích mà ERP mang lại. Việc đánh giá chi phí đào tạo các quy trình mới cho người sử dụng có thể tạo ra các cú sốc, và vì thế có thể dẫ đến sự thất bại của việc xem xét yêu cầu tích hợp dữ liệu và chi phí mở rộng phần mềm để chỉnh sửa mẫu các báo cáo cũ. Một vài sơ sót trong việc dự trù ngân sách và hoạch định chiến lược có thể dẫn đến chi phí ERP tăng lên đột biến vượt ngoài tầm kiểm soát nhanh hơn nhưng sơ sót trong hoạch định chiến lược của những hệ thống thông tin khác.