ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của ty.
Cụ thể hơn, ERP có thể được hiểu như sau:
R-Resource: Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực.
Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa người quản lý và nhà tư vấn, giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.
P-Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định sẽ vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp, việc tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai sẽ tác động tới các hoạt động sau đó.
Ví dụ, phần mềm ERP tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm dựa theo năng suất, tiến độ, khả năng cung ứng nguyên vật liệu, tránh lượng tồn kho lớn gây đọng vốn.
E-Enterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp- thứ mà ERP muốn nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Khái niệm cơ bản về phần mềm ERP
Phần mềm ERP có thể được hiểu là mô hình công nghệ all-in-one, tức là bao gồm tất cả hoạt động của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm. Cụ thể là ERP sẽ liên kết nhiều ứng dụng hay các module có chức năng khác nhau phục vụ của từng bộ phận của doanh nghiệp. Từ đó, sẽ tự động hóa các hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp để nhằm giảm thời gian xử lí cũng như tối ưu hoá việc quản lý doanh nghiệp hơn.
Một phần mềm ERP phải đảm bảo kết nối được với mọi phòng ban cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống ERP được xét qua ba khía cạnh chính:
Là khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp các phòng ban để có những thay đổi hợp lý và kịp thời theo thời gian thật, đảm bảo vận hành hoạt động có ít độ trễ nhất. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu phải là Open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ
Sự khác biệt cơ bản nhất giữa phần mềm ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ chính là sự tích hợp. Thông thường mỗi phòng ban trong công ty sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự,…), việc chuyển thông tin giữa các bộ phận chủ yếu vẫn bằng cách thủ công (copy file, gửi folder qua email hay usb,…). Hình thức này khó kiểm soát, không đảm bảo tính bảo mật, và hiệu suất thấp.
ERP chỉ là một phần mềm duy nhất nhưng cung cấp các module đầy đủ các chức năng tương tự các phần mềm quản lý riêng lẻ. Hơn hết các module này có tính tích hợp cao, giúp các thông tệp dữ liệu đều sử dụng “ngôn ngữ” chung, tránh tình trạng file của phần mềm quản lý riêng lẻ này lại là một “người lạ” trong phần mềm của bộ phận khác.
Thêm vào đó, phần mềm ERP cung cấp các module đặc dụng cho từng bộ phận của doanh nghiệp, cũng như xử lý các quy trình sản xuất theo quy trình chuyên nghiệp. Một điểm đáng chú ý nữa của ERP là việc thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, giúp tăng hiệu quả quản lý rất cao cho doanh nghiệp.
Tóm lại, ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình một cách chuyên nghiệp.
Cốt lõi của một phần mềm ERP là giảm thiểu quy trình thu công bằng tự động hóa trong công việc, việc cung cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên sẽ được phân bổ trên ERP dễ dàng. Nhân viên sẽ nhận được các thông tin cơ bản như bộ phận mình làm việc, lương thưởng, bảng chấm công, kho tài liệu (quy định công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo,…). Thêm vào đó là việc phân quyền truy cập dữ liệu công ty theo cấp bậc của nhân viên, giúp kiểm soát những tài liệu quan trọng hay theo dõi được công việc của nhân viên.
Hệ thống phân hệ của ERP yêu cầu xác định quy trình kinh doanh rõ ràng, đòi hỏi phải phân công công việc đầy đủ, điều này sẽ tạo ra quy trình làm việc liền mạch và không rối rắm.
Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện bởi ERP. Cụ thể, nhân viên sẽ nhân được thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán từ phân hệ tài chính, lượng hàng tồn kho từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ cung ứng.
Có nhiều sự cố đã từng xuất hiện khi chuyển dịch dữ liệu qua từng bộ phận, như khi hóa đơn phòng kinh doanh là “16” đơn hàng nhưng nét chữ không rõ ràng dẫn đến kế toán nhập thành “10” đơn hàng, hay nhầm lẫn khi điền sai tên, địa chỉ khách hàng. Việc này ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động cũng như danh tiếng của công ty. Nhờ ERP mọi công việc đều đã được đưa lên hệ thống ngoài ra tài liệu sẽ được chia sẻ giữa các phòng ban, tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu sai sót không đáng có.
Hệ thống ERP cung cấp module kế toán giúp công ty giảm thiểu nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán này thường được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế, nhưng hiện nay nhiều công ty đã có những thiết kế riêng theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam
Việc ứng dụng ERP trong doanh nghiệp là sự lựa chọn tất yếu trong bối cảnh thời đại 4.0 cùng với những dịch bệnh covid 19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay, Vitda là công ty có giải pháp tiên phong trong việc quản trị tổng thể doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây. Hàng nghìn doanh nghiệp đã lựa chọn và đang sử dụng Vitda. Doanh nghiệp bạn thì sao?
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.
Đóng
