Vấn đề lưu trữ hồ sơ nhân sự là nhiệm vụ vô cùng quan trọng của bộ phận hành chính ở trong một cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế mà nhân viên hành chính luôn cần có những cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Điều này sẽ giúp không ít cho công việc của bộ phận hành chính.

Tại sao phải lưu hồ sơ nhân sự?
Nhiều nhân viên ở bộ phận nhân sự sẽ thắc mắc rằng tại sao lại cần lưu hồ sơ nhân sự. Đây là một số lý do để cho các doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học.

Hiện nay có hai cách để lưu trữ hồ sơ nhân sự được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến. Đó chính là thực hiện lưu trữ thủ công với những bản cứng trực tiếp tại doanh nghiệp hoặc trong kho lưu trữ. Hoặc cách thứ 2 là lưu trữ hồ sơ nhân sự bằng bản mềm ở trong máy tính.

Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ
Trước khi bạn đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, hãy thực hiện công tác phân loại nó. Việc thực hiện phân loại hồ sơ sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.

Một số nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác .. Và ở trong những nhóm hồ sơ này, để tiện hơn trong việc tìm kiếm, bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa.

Một mẹo nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học mà các bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Và với cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. Cách lưu trữ này cũng sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.

Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự
Một số doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu hồ sơ nhân sự tại chính cơ quan của mình. Còn một số công ty có thể thuê kho để lưu, đó là cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Tùy vào tính chất công việc và cả kinh tế, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những cách lưu trữ hồ sơ khác nhau.

Dù là lưu trữ hồ sơ nhân sự ở đâu thì doanh nghiệp vẫn cần phải đảm bảo được một số những yếu tố như sau:

Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự
Khi bạn đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này bạn hoàn có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho.

Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên
Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.

Khi hồ sơ của bạn gặp phải một số sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, sử dụng các bản scan hồ sơ trên môi trường số sẽ giúp bảo quản thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn. Hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.

Khi bạn làm nhân viên hành chính nhân sự trong các doanh nghiệp, bạn cần phải đề cao việc lưu trữ hồ sơ nhân sự cho doanh nghiệp của mình. Điều này vừa giúp bạn có trách nhiệm với công việc, bên cạnh đó nó cũng đem đến nhiều thuận tiện trong công việc của bạn hơn.