Mỗi ngày doanh nghiệp phải tiếp nhận hàng trăm hồ sơ cần phải xử lý, số lượng hồ sơ ngày càng nhiều theo thời gian gây khó khăn trong công tác quản lý, tìm kiếm, chia sẻ và bảo quản. Đó là lúc doanh nghiệp cần đến sự trợ giúp của phần mềm quản lý hồ sơ.

Phần mềm quản lý hồ sơ là gì?

Phần mềm quản lý hồ sơ là một công cụ văn phòng hữu dụng giúp người dùng quản lý toàn bộ hồ sơ của doanh nghiệp một cách khoa học và hiệu quả. Từ đó tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hồ sơ là ứng dụng cần thiết mà nhân viên văn thư cần có để thực hiện công việc hiệu quả, nhanh chóng hơn. Phần mềm quản lý hồ sơ có thể được chia ra thành nhiều loại như: phần mềm quản lý hồ sơ công việc, phần mềm quản lý hồ sơ dự án, phần mềm quản lý hồ sơ điện tử,… 

Thực tế, cũng có những phần mềm đáp ứng được tất cả những nhu cầu quản lý trên. Nó được tích hợp thành những module quản lý riêng trên một hệ thống phần mềm. Với những phần mềm được tích hợp nhiều tính năng như vậy, thông thường hay được áp dụng tại các doanh nghiệp lớn có quy trình phức tạp và nhiều hồ sơ tài liệu cần quản lý. Đối với những doanh nghiệp nhỏ chỉ có nhu cầu quản lý một loại hồ sơ nhất định thì có thể sử dụng những phần mềm quản lý hồ sơ chuyên biệt phù hợp với mục đích sử dụng.

Tại sao các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ?

Phần mềm quản lý hồ sơ sở hữu nhiều lợi ích tuyệt vời mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua. Bên cạnh việc mang lại hiệu quả cao cho công tác quản lý, thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm, lưu trữ, nó còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính liên kết giữa các bộ phận, phòng ban; tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác. Đặc biệt giúp các doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí thuê nhân sự và kho lưu trữ. 

Những lợi ích của phần mềm quản lý hồ sơ có thể kể đến như:

Quản lý hồ sơ chuyên nghiệp với phần mềm quản lý nhân sự Vhro