Hiện nay, nhu cầu sử dụng phần mềm nhằm tối ưu hóa hoạt động quản lý – điều hành trong doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến và cũng là yêu cầu bắt buộc để không bị tụt xuống, giành cơ hội vượt lên trong thời đại 4.0 có tốc độ phát triển chóng mặt như hiện nay.
Các phần mềm  như phần mềm sản xuất, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý dự án, kho, phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử… với những tính năng ưu việt được tích hợp đã và đang trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực để doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu tối đa chi phí để gia tăng tốc độ tăng trưởng cũng như tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Thực tế cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều được tổ chức theo mô hình nhiều phòng ban, bộ phận. Theo đó, dù mỗi phòng ban đảm nhận những vai trò và nhiệm vụ khác nhau song để đảm bảo hiệu quả tối ưu thì cần có sự phối hợp giữa các bên nhưng việc áp dụng cách thức phối hợp truyền thống luôn bộc lộ những hạn chế nhất định, khiến cho hiệu quả công việc bị giảm sút. Do đó, việc triển khai phần mềm công nghệ hay phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp các hoạt động tại các phòng ban, bộ phận diễn ra khoa học, nhanh chóng giúp nhà quản lý nắm bắt mọi thông tin về tình hình hoạt động, hiệu quả công việc và sự phát triển của doanh nghiệp.

Tìm hiểu cụ thể hơn chúng ta thấy rằng tất cả các phần mềm đang được sử dụng tại các doanh nghiệp đều hoạt động trên nền tảng công nghệ hiện đại như công nghệ điện toán đám mây, …Vì thế xét về lâu dài thì đây chính là giải pháp nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp trên cơ sở áp dụng công cụ công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý để doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ và đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh.

Ngoài ra, việc phần mềm như phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể đồng bộ hóa nguồn dữ liệu và cập nhật thông tin theo thời gian thực nhanh chóng, chính xác cùng các báo cáo sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng doanh nghiệp và đưa ra quyết định nhanh chóng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay. Nói cách khác, với các thành tựu công nghệ, đặc biệt là sự ra đời của các sản phẩm phần mềm đã mang đến những tiền đề và điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp tăng cường khả năng tiếp cận, thích nghi thị trường cũng như sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.

Dưới sự tác động của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, hàng loạt sản phẩm phần mềm có chức năng hỗ trợ và tối ưu hóa hoạt động quản lý điều hành trong doanh nghiệp đã được ra đời. Với những tính năng được tích hợp, những phần mềm này đã trở thành công cụ đắc lực để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao năng suất làm việc, giảm bớt áp lực cho nhân viên đồng thời tạo ra thuận lợi lớn trong quá trình thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ. Đứng ở vị trí người quản lý và vận hành doanh nghiệp, thông qua phần mềm, ban lãnh đạo sẽ thấy được tình hình phát triển cụ thể của doanh nghiệp cũng như hiệu quả hoặc các tồn tại cần khắc phục đối với tại các phòng ban/ bộ phận mọi nơi, mọi lúc. Đây được coi là những ưu điểm vượt trội mà việc ứng dụng phần mềm mang lại cho công tác quản lý điều hành doanh nghiệp trong bối cảnh đẩy mạnh số hóa toàn cầu như hiện nay.

Bên cạnh đó, 2020 được đánh giá là năm chuyển đổi số quốc gia và là năm khởi động mạnh mẽ để tiến tới một Việt Nam số. Điều này đã được xác định bởi Bộ Thông tin và Truyền Thông sau Hội nghị Tổng kết công tác và triển khai phương hướng, nhiệm vụ công tác 2020 vào ngày 28/12/2019. Tất cả những điều này đã khẳng định vai trò ngày càng quan trọng của việc lựa chọn và triển khai phần mềm trong quá trình quản lý, điều hành trong các doanh nghiệp hiện nay.

Giải pháp quản lý doanh nghiệp ERP là công cụ để tối ưu hóa hoạt động sản xuất - kinh doanh
Cách mạng công nghệ 4.0, đã mang lại những tác động vô cùng tích cực đối với các doanh nghiệp lớn nhỏ ở mọi lĩnh vực kinh tế - xã hội, trong đó phải kể đến những thay đổi rõ rệt về cách thức quản lý – điều hành tại các doanh nghiệp. Phần mềm quản lý doanh nghiệp được biết đến là một giải pháp tích hợp tất cả những chức năng chung của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau và có thể tùy chỉnh mà phần mềm ERP hiện trở thành lựa chọn tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo tính đồng nhất, chính xác về mặt số liệu cũng như đem đến khả năng quản lý đồng bộ, hiệu quả cho doanh nghiệp. Cụ thể hơn, những lợi ích mà hệ thống giải pháp này mang lại bao gồm:
- Hợp nhất số liệu phòng ban: Giải pháp ERP có khả năngthay thế hoàn toàn các phần mềm đang hoạt động riêng lẻ ở các phòng ban. Với tính năng tích hợp, ERP cho phép người dùng chỉ cần nhập thông tin duy nhất một là có thể dễ dàng tìm kiếm, tra cứu, kiểm tra một vấn đề nào đó trên hệ thống. Cụ thể, dữ liệu của các bộ phận mua hàng, bán hàng, kho, kế toán, chăm sóc khách hàng, dự án, nhân sự, ... sẽ được liên kết với nhau; giảm thiểu tối đa sai sót thông tin; hạn chế sự phụ thuộc vào báo cáo, con người; tiết kiệm thời gian.
- Kiểm soát theo thời gian thực: các thông tin về doanh số, số lượng hàng hóa, báo cáo, ... sẽ được cập nhật theo thời gian thực, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, đánh giá và đưa ra quyết định kịp thời
- Tăng hiệu quả trong sản xuất, cung cấp dịch vụ: Do chỉ sử dụng một hệ thống duy nhất, nên ERP là cách thức hữu hiệu để doanh nghiệp cắt giảm chi phí và tăng năng suất làm việc. Bên cạnh đó, ERP còn là giải pháp giúp tự động hóa tất cả các quy trình trong sản xuất cho doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường. Ví dụ: về thời gian: phần mềm quản trị doanh nghiệp ERPViet đã hỗ trợ tự động hóa một số công việc thủ công lặp lại với tần suất nhiều, giúp người dùng rút ngắn tối đa thời gian thực hiện công việc hay hệ thống còn có thể thông qua quá trình cảnh báo, nhắc việc, hệ thống phần mềm vận hành tuần tự theo các quy trình chuẩn người dùng sẽ không bị quên việc, đảo bảo số lượng hàng hóa luôn duy trì ở mức tối ưu phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Khả năng tùy chỉnh linh hoạt: Phần mềm quản lý doanh nghiệp khi được ứng dụng tại các doanh nghiệp cần phải phù hợp với đặc thù nghiệp vụ của lĩnh vực của doanh nghiệp đó. Ví dụ phần mềm quản lý ERPViet có hơn 40 ứng dụng cốt lõi và 20.000 ứng dụng tùy chọn, doanh nghiệp có thể tùy ý lựa chọn ứng dụng triển khai phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn hiện tại.

Và 1 trong số điểm quan trọng là tính bảo mật cao của phần mềm ERP khi nhà quản lý có thể Phân quyền chi tiết theo người dùng người dùng tùy theo vị trí công việc, vai trò, chức vụ khác nhau sẽ được phân quyền khác nhau. Vì vậy, mặc dù người dùng cùng truy cập vào một hệ thống phần mềm được tích hợp nhiều ứng dụng nhưng sẽ không thể nhìn thấy dữ liệu của những người khác nếu không được quản trị viên cho phép.
Ngoài các lợi ích kể trên thì giải pháp ERP còn mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích thiết thực khác trong việc quản lý nhân sự, dự án và kho bãi một cách cực kỳ hiệu quả. Chính vì thế mà phần mềm này đã và đang trở thành công cụ quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động sản xuất - kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh cũng như thúc đẩy đáng kể quá trình tiếp cận với các tiêu chuẩn quốc tế của doanh nghiệp Việt Nam.

Xem thêm: Tầm quan trọng của công nghệ trong quản lý nhân sự