Làm thế nào để triển khai ERP thành công? 8 bước đơn giản trong bài viết dưới đây sẽ giúp độc giả trả lời câu hỏi trên. Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bước đầu tiên bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP. Triển khai ERP là một thử thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt.
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp
Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng. Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm. Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ. Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:
Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp?
Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
Giải pháp có phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý. Mọi ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.
Bước 4: Cài đặt Phần mềm
Việc cài đặt phần mềm ERP cũng là tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn. Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất của ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết. Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
Bước 6: Thử nghiệm
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử. Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm. Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên
56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng. Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này. Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.
Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. Do đó, hãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này.
Các lưu ý để thành công
Nhà triển khai ERP đưa chi phí dịch vụ thấp hơn chi phí License thì có nghĩa là đã đem đến rủi ro cho dự án.
Nhà triển khai ERP cam kết hoàn thành dự án trong thời hạn quá ngắn thì doanh nghiệp cần xem xét lại.
Một kế hoạch mà nguồn nhân lực không rõ ràng, không dành trọn thời gian cho dự án, không khởi động đúng thời điểm trong năm tài chính cũng xem như một thất bại được báo trước.
“Phần mềm ERP” triển khai trên một nền tảng hạ tầng yếu kém, quy trình và các hạ tầng dữ liệu chưa được chuẩn hóa cũng đem lại hiệu quả thấp và khả năng thất bại rất cao.
Doanh nghiệp chưa chuẩn hóa cơ sở hạ tầng đã vội triển khai ERP thì khả năng thất bại rất cao vì không xác định rõ yêu cầu, không biết được đích đến của dự án.
Doanh nghiệp chưa chuẩn bị đủ ngân sách và nguồn nhân lực thực hiện, dự án kéo dài mãi vì không có ngân sách hỗ trợ kịp thời do nguồn lực thiếu hụt do phải phân tán trong quá trình triển khai dự án.
Nhà triển khai ERP cam kết nhân sự cho dự án nhưng không căn cứ trên scope, Schedule và các milestone.
Điều khoản payment term trong hợp đồng không phù hợp với các giai đoạn triển khai ERP và nguồn lực thực hiện - có nghĩa là chưa hoạch định được ngân sách và nguồn lực rõ ràng, khả năng “gãy” dự án kèm thâm hụt ngân sách thực hiện rất dễ xảy ra.
Doanh nghiệp không nên giao phó công tác giám sát triển khai nhập liệu của End User hoàn toàn cho nhà triển khai ERP. Xác định các công việc cần thực hiện trước khi triển khai ERP như các bước triển khai, vai trò các bên và các lưu ý cần tránh là điều vô cùng quan trọng để các chủ doanh nghiệp đảm bảo thành công khi triển khai ERP.
Để tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý nhân sự, mời các bạn truy cập vào trang web: http://vhro.vn
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.Đóng
Thông báo
Vui lòng đăng nhập vào hệ thống để thực hiện thao tác.
Thông tin liên hệ của quý khách đã được gửi đến cho chúng tôi. Chúng tôi sẽ nhanh chóng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho quý khách trong thời gian thích hợp nhất.
Đóng
