ERP – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp là phương thức mà doanh nghiệp quản lý thông tin về các nguồn lực một cách tập trung và xuyên suốt.
Ngoài thông tin về tài chính, phương thức này còn cho phép doanh nghiệp quản lý cả nguồn lực con người, quá trình cung ứng, sản xuất, bán hàng…với rất nhiều thước đo tiền tệ và phi tiền tệ.
Để triển khai ERP, bạn cần phải bỏ tiền ra mua bản quyền phần mềm ERP (có rất nhiều phần mềm ERP do các công ty phần mềm tạo ra).
Bạn cũng phải bỏ tiền ra để thuê các công ty tư vấn hướng dẫn cho bạn cách sử dụng phần mềm và cấu hình các quy trình của doanh nghiệp vào phần mềm đó.
Ngoài việc chuẩn hóa các quy trình, công ty của bạn còn phải đầu tư hạ tầng lưu trữ dữ liệu và hạ tầng mạng để lưu trữ và truyền thông tin. Các thiết bị người dùng như laptop, máy tính bảng, máy vi tính cũng phải được mua sắm.    
Tất nhiên, khi bạn thành lập một công ty con mới hoặc mở rộng kinh doanh sang một ngành nghề khác thì bạn lại phải nhờ công ty tư vấn tham gia tác động vào hệ thống – và bạn phải chi tiền một lần nữa.
Một lời khuyên chân thành: Nếu bạn chưa sẵn sàng thì tốt nhất đừng nên triển khai ERP vì những lý do sau:

(viết quy trình, huấn luyện chạy thử và sử dụng) và chi phí (phần mềm, tư vấn, phần cứng) như mô tả ở trên.

 

 
Bạn đừng nhầm lẫn giữa quy trình và kết quả. Đừng nghĩ rằng cứ đầu tư và ERP là cho ra kết quả tốt.
ERP đôi khi làm cho quá trình xử lý công việc của doanh nghiệp bị kéo dài ra mà không cần thiết. Trong thực tế có rất nhiều việc có thể đạt kết quả ngay mà không cần phải triển khai các quy trình kéo dài lê thê.

Bản chất ERP vẫn là một quá trình nhập các dữ liệu đầu vào để cho ra các kết quả đầu ra. Khi dữ liệu đầu vào chưa đúng (do nhiều nguyên nhân cố tình hoặc vô ý) thì ERP của bạn sẽ trở nên vô nghĩa.
Thông tin mà nó cho ra đôi khi còn thua xa một phần mềm miễn phí.

 

 
Nếu hoạt động của công ty của bạn trải dài ở những khu vực nông thôn hẻo lánh mà internet chập chờn thì tốt nhất đừng triển khai ERP.
ERP quản lý dữ liệu tập trung và ghi chép dữ liệu trực tiếp vào máy chủ chứ không có cơ chế làm offline sau đó truyền dữ liệu về máy chủ nên khi internet bị mất là nhân viên ngồi chơi xơi nước ngay.

Khi doanh nghiệp đang có nhiều mục tiêu quan trọng khác cần phải xử lý thì tốt nhất hãy khoan triển khai ERP.
ERP đòi hỏi sự tập trung thời gian ngay từ đầu để xây dựng – chuẩn hóa quy trình, cấu hình vào phần mềm rồi chạy thử sau đó mới chạy chính thức.
Nếu không có đủ thời gian thì chất lượng quy trình, hiểu biết và sự thuần thục trong thao tác sẽ không có và rất có thể ERP sẽ bị thất bại.

Các công ty xây dựng phần mềm không phải là vạn năng. Họ chỉ mạnh về một số lĩnh vực mà họ đã tham gia.
Tuy nhiên, công ty phần mềm và công ty tư vấn luôn có xu hướng thuyết phục doanh nghiệp rằng phần mềm ERP ứng dụng rất tốt cho ngành nghề của doanh nghiệp.
Bạn cứ ký hợp đồng xong rồi bạn sẽ nhận ra ngay quả đắng rằng, hóa ra công ty tư vấn không rành lĩnh vực kinh doanh của bạn và phần mềm cũng không thể áp dụng hiệu quả vào hoạt động kinh doanh của bạn.

Một lời khuyên chân thành: Hãy nhận định và đánh giá kỹ lưỡng các yếu tố trước khi triển khai ERP.
Các yếu tố ở trên vẫn chưa đầy đủ đâu. Có rất nhiều lý do khác nữa